Kako razviti plan za outsourcing
Sadržaj
Puno rasprava o outsourcingu u medijima čini se složenim, ali vrlo je jednostavno. Čak i u našim domovima „dodijeljujemo“ mnoge zadatke: kuhanje, održavanje naših travnjaka i briga o djeci, nabrojimo ih samo neke. Kad nemamo vremena, fokusa ili vještine da sami radimo posao, tražimo nekoga tko može i nekoga tko će posao obaviti po cijeni koju možemo sebi priuštiti. Korporacije djeluju na isti način, iako njihove odluke mogu uključivati više faktora i donositelja odluka.
Razvojni proces
Ali baš kao što obitelji donose različite odluke, korporacije mogu doći do nevjerojatno različitih odluka o outsourcingu. Ne postoji predložak koji djeluje za sve tvrtke, ali postoji postupak koji sve tvrtke trebaju uzeti u obzir:
realizacija
U prošlosti mnoge korporacije možda nisu ni znale što je outsourcing. Danas znaju za outsourcing, ali možda ne shvataju koliko outsourcing programa (i outsourcinga) već rade: kopiranje centara, poštarnice, upravljanje objektima, IT, pa čak i dijelovi korporativnog pravnog odjela. Outsourcing možda neće riješiti svaki problem, ali učenje o prethodnoj generaciji ugovora identificirat će nove projekte i pružiti dragocjen uvid.
Postavljanje ciljeva
Da biste bili uspješni u kreiranju programa za outsourcing, morate definirati specifične ciljeve, poput smanjenja ukupnih korporativnih troškova za pet posto, usredotočiti se na učinkovitost za jednu lokaciju ili pogledati samo funkcije koje obavljaju u jednoj poslovnoj jedinici. Ciljevi ne trebaju ogromne detalje. Kako se vaše iskustvo outsourcinga povećava, definicije će se mijenjati.
Sudjelovanje
Sudionici iz mnogih područja stručnosti trebaju vam dati doprinos planu, provjeriti pretpostavke i dati stručnu prosudbu. Kad pređete s općeg plana na određene projekte, ponovit ćete taj postupak i stvoriti podskupine s još određenijim znanjem.
identifikacija
Sada kada imate ciljeve i stručnjake za prepoznavanje i tumačenje informacija, vrijeme je da odredite konkretne projekte za svoj outsourcing program. Svaka firma razvija različite kriterije i pokreće ih kultura koliko i financijska ili operativna analiza, ali postoje zajednički kriteriji koje trebate pogledati:
- Prethodne odluke: Vaša je tvrtka vjerojatno ranije donijela odluke o korištenju radnika koji nisu zaposlenici, kao što su privremeni radnici ili ugovori o uslugama. Za detalje surađujte s nabavom i uredom za upravljanje projektima (PMO). Pogledajte kako su riješili probleme s ovog popisa i sastavite naučene lekcije.
- ekspertiza: Izvršite li funkcije ili proizvodite proizvode bez dovoljno stručnosti ili imate problema s zadržavanjem menadžera? Ima li sadašnje rukovodstvo plan za rješavanje ovih problema? Ako ne, to bi mogao biti dobar projekt outsourcinga.
- Kvaliteta: Čak i ako funkciju imaju ljudi s pravim vještinama i iskusni rukovoditelji, možda nećete dobiti potrebnu razinu usluge. Provodi li upravitelj ankete o kupcima? Što kupci kažu o proizvodima ili uslugama? Nedostatak u kvaliteti ili nedostatak zanimanja za korisničku službu još je jedna zastava za outsourcing.
- Cijena: Izuzetno kvalitetna usluga nije nužno dobra vrijednost. Kako se vaši troškovi uspoređuju s konkurentima? Izrađuje li funkcija mjesečna izvješća: Jedinični troškovi, operativni troškovi, višegodišnji trendovi troškova? Ako ova funkcija ne može proizvesti ta izvješća, vanjska usluga može pružiti veću transparentnost u vašem radu.
- skala: Kada pregledate cijelu svoju tvrtku, učinit ćete mnoga neočekivana otkrića. Ostani fokusiran! Jedan veliki projekt bolji je kandidat za outsourcing od većeg broja manjih projekata. Ovaj pojedinačni veliki projekt zahtijevat će mnogo manje administrativnih i upravljačkih resursa. Vodite sveobuhvatnu listu, ali birajte samo one kandidate koji imaju veliki utjecaj na vaš prvi val projekata.
- Sigurnost: Sada imate dobru ideju o potencijalnim projektima. Vrijeme je da ih filtrirate prema sigurnosnim standardima. Sigurnost je složen i kontroverzan predmet. Za različite industrije primjenjuju se različiti standardi, a neke su tvrtke svjesnije sigurnosti od svojih konkurenata. Shvatiti interne i industrijske standarde i ograničiti projekte u vezi s outsourcingom. Uključite pravne, IT, korporacijsku sigurnost, poštivanje zakona (ako se primjenjuje) i sve odjele za "rizike" u svoje rasprave.
- određivanje prioriteta: Svaka stavka iznad (a možda i ostale karakteristike) mora se ocijeniti, a zatim svakom projektu treba dodijeliti ukupnu "vrijednost outsourcinga". Bez sumnje, raspravljat će se o tome koje su karakteristike najvažnije, jesu li njihove ocjene točne i trebaju li se razmotriti druge karakteristike. Nemojte se iznenaditi ako ovaj proces traje mjesecima ili čak godinama.
- Komunikacija: U vrijeme kada ste prioritetno postavili potencijalne projekte, održali ste puno sastanaka i razgovarali s puno ljudi. Očekujte da će ove rasprave biti javne informacije u odjeljenjima koje ste ciljali za outsourcing. Uvijek pretpostavljajte da će ove rasprave doprijeti do populacije vašeg zaposlenika, često u stvarnom vremenu. Pažljivo osmišljene korporativne komunikacije trebaju biti pripremljene i spremne. Nikada ne dopustite da glasine postanu bolji izvor informacija od činjenica.
izvršavanje
Na kraju ovog postupka imat ćete svoj početni plan outsourcinga. Tijekom izvođenja ovog plana postoji još mnogo koraka: Potvrda podataka, stvaranje pododbora za određene projekte, identifikacija dobavljača, pokretanje pilota, dodjeljivanje ugovora i tako dalje. Međutim, razvoj vašeg plana pruža vam prve i najvažnije korake.
