Kako organizirati uspješan medijski događaj

Sadržaj

• Započnite s Priopćenjem za javnost
• Gledajte telefonske pozive
• Pažljivo isplanirajte vrijeme svog događaja
• Ne pokušavaj i učiniti sve
• Olakšajte ulazak (i ​​izlazak)
• Razmislite o vizualima
• Ne zaboravite Press kit
• Provjerite je li vaš medijski kontakt dostupan
• Koristite zaposlenike s iskustvom
• Prethodno pripremite izjavu
• Što ako se novinar ne pojavi?

Jedan od najjednostavnijih načina da vaša tvrtka dobije besplatno medijsko izlaganje - često poznato kao "zarađeni mediji" - kroz medijske događaje. Bilo da se udružujete s nekoliko sponzora za pomoć manje sretnim osobama ili održavate konferenciju za medije kako biste najavili izdanje proizvoda, morate poduzeti određene korake kako biste organizirali uspješan medijski događaj.

Započnite s Priopćenjem za javnost

Slanje vašeg priopćenja pomoći će medijima da odluče je li vaša priča dovoljno vrijedna pokrivanja. Zbog toga vam pomaže da vaše priopćenje za javnost bude jednostavno i da nikada ne upotrebljavate bilo kakve prepirke. Stanice i novine traže vijesti; ne traže spiketu prodaje.

Imate prozor za slanje svog priopćenja. Ne želite ga poslati prerano i onda se zaboravi ili zakopa, a ne želite ga slati prekasno kada su druge priče možda već dodijeljene i jednostavno ne mogu stati u vaš događaj .Općenito, dva do tri dana prije vašeg događaja dovoljno je napredno upozorenje da se novinarima omogući vrijeme zakazivanja novinara.

Također želite biti sigurni da uključujete upute i posebne upute u svoje priopćenje. Ako se sjedište vaše tvrtke nalazi na jednom mjestu, a događaj se nalazi u vašoj tvornici na 30 milja daleko, to morate objasniti u svom izdanju.

Gledajte telefonske pozive

Nakon što pošaljete priopćenje za medije, možete nazvati urednike novina ili producente na TV postajama kako bi provjerili da li su ga primili. To je sve što morate pitati.

Često će otvoriti razgovor da bi vam rekao da li misli da će moći doći ili ne. Ali čak i ako to ne učinite, ne želite pitati dolaze li oni. Oni će biti tamo ako mogu, ali ne daju obećanja.

Imajte na umu, prelomne vijesti ili teški dani vijesti mogu ih spriječiti da dođu u posljednji trenutak. Ne želite ih mučiti da biste vidjeli hoće li doći, čak ni na dan događaja kada stojite tamo i čekate da se novinari pojave.

Takođe želite gledati vrijeme kada obavljate telefonski poziv. Poziv u deset minuta prije 17:00. može izgledati kao kraj dana za vas, ali za producenta koji traje deset minuta do noćne informativne emisije. Najbolja vremena za pozive uglavnom su oko 10:00 ujutro i između 1:00 i 14:30.

Pažljivo isplanirajte vrijeme svog događaja

Svi rade na rokovima. Novine su postavile vremena kad su sljedećeg dana stavljali u krevet. Znači ako dođu na vaš događaj u 17:00. u četvrtak se pokrivanje možda neće pojaviti do subote.

TV stanice obično imaju jutro, podne, 5:00, 6:00, 10:00 i / ili 23:00. informativne emisije tijekom tjedna, ovisno o vašem TV tržištu. Dobivanje izvješća ako vaš medijski događaj započne u 16:00 popodne. može biti vrlo škakljivo. Oni neće samo uskočiti u svoj automobil s vijestima i voziti se ludo kako bi digli vrpcu u zrak do 5:00. Postoji scenarij koji se mora napisati i vrpca koju treba urediti.

Planirajte vrijeme događaja tako da novinarima ne bude samo prikladno, nego i povećava vaše šanse za neposredniju izloženost.

Ne pokušavaj i učiniti sve

Koliko god moglo biti primamljivo postati direktor, nemojte reći novinaru, fotografu ili videografu kakve snimke želite da dobiju. Želite s njima uspostaviti određeni odnos i započeti vezu s novinama ili TV stanicom. Nećete pobijediti nijednog prijatelja ako im kažete kako da rade svoj posao.

Olakšajte ulazak (i ​​izlazak)

Ako se događaj održava u vašoj tvornici od 50 000 četvornih metara, a površina koja dopuštate medijima nalazi se u stražnjem dijelu zgrade, pružite im što je moguće lakši pristup. Nemojte ih parkirati na prednjem dijelu zgrade, a zatim privucite njihovu opremu sve do straga ako možete pomoći. Ako postoji način da se vratite prema natrag, obavijestite medije u uputama za vožnju u vašem priopćenju i jasno označite put kad stignu.

Također biste htjeli razmotriti koje područje vašeg objekta je strogo van granica. Na primjer, ako ne možete izbjeći dugu šetnju, da li zaista želite da mediji prolaze kroz cijelu zgradu kamerama? To ne znači da će početi pucati što god žele. Ali mnoge tvrtke imaju stroge politike o tome gdje kamere i ne-zaposlenici mogu ići iz vlasničkih razloga.

Razmislite o vizualima

Dobro razmislite o svojim vizualima. Dajte medijima što više praktičnog iskustva. Razgovor o proizvodu pola sata, a zatim pomicanje slike u brošuri nešto je što mediji čak i ne moraju prikazivati. Imajte na umu da vizualne detalje prosljeđuju vašim potencijalnim kupcima - njihovim gledateljima ili čitateljima - zato je važno imati na umu svoju publiku kako biste mogli ostvariti pokrivenost koja vam je potrebna.

Ne zaboravite Press kit

Uključite informacije o svom događaju i predajte ih medijima. Ove će vam informacije pomoći da napišu priču, ali također će imati i bolju kontrolu nad vijestima jer im dajete ključne informacije.

Provjerite je li vaš medijski kontakt dostupan

Ne zaboravite za pitanja postaviti svoj medijski kontakt. Ako novinar ima dodatnih pitanja, oni moraju biti u mogućnosti brzo uspostaviti vaš medijski kontakt. Obavezno unesite telefonski broj medijskog kontakta i sve ostale podatke o kontaktima u svoj press kit.

Koristite zaposlenike s iskustvom

Glasnogovornike događaja ne morate ograničavati na vlastiti kontakt s medijima. Ako zaposlenik može dati bolji pristup zvuku jer je imao više iskustva s razvojem i radom s određenim proizvodom, na sve načine ga stavite na raspolaganje za pitanja.

Prethodno pripremite izjavu

Ako planirate razgovarati putem kamere ili s novinskim novinarom, razmislite o tome što želite reći unaprijed. Može vam pomoći prijateljica koja nije upoznata s vašom tvrtkom da pročita vaš tiskovni komplet i postavi im pitanja. Iz ovih pitanja, kao i iz nekog vlastitog brainstorminga, smislite popis odgovora. Ne želite zvučati uvježban, ali ne želite zvučati nespremni ili reći mnogo "Umm ...".

Također biste htjeli uzeti u obzir različite vrste medija. Novine imaju drugačije potrebe od televizije i obrnuto. Novinar vam može postaviti pitanja koja su mnogo drugačija od TV reportera. Svaki medij ima različite načine prezentacije svojih vijesti, pa će im trebati vrsta koja najbolje odgovara njihovoj publici.

Što ako se novinar ne pojavi?

Stanica ili novine mogu vrlo dobro poslati fotografa ili videografa umjesto novinara. To ne znači da im vaša priča nije bitna. Ne bi bili tamo da nisu planirali dati pokrivanje vašim pričama, zato se ophodite s onim tko se dobro pokaže.

Ako video snimač vuče opremu, nemojte im tada predati materijal za tisak. Ponudite ih nositi za sobom dok ne dobiju potrebne snimke. Tretirati ih kao drugorazrednog građanina vratit će se na stanicu i moglo bi ugroziti vaše šanse za buduće pokrivanje.