Kako organizirati svoje papire
Sadržaj
- Početak rada
- Skupite svoje dokumente
- Kategoriziraj
- Odvojeni vitalni dokumenti
- Umnožite novčanik
- Napravite jednostavan sustav arhiviranja
- U tekućem održavanju
Većina ljudi ne razmišlja o važnom dokumentu dok ga ne zatreba. Ako su vaši papiri rasprostranjeni posvuda i u matičnom uredu nemate središnji organizacijski sustav, možete potražiti puno vremena i energije u potrazi za stvarima. Možete čak i nešto izgubiti.
Početak rada
S nekoliko jednostavnih koraka možete organizirati svoje važne papirnate dokumente: trebat će vam mali ormarić za podnošenje dokumentacije s dva ladica ili prijenosni viseći okvir za datoteke, viseće datoteke u šest različitih boja, manile treće izrezane mape, mape s gornjim karticama i opcijski vatrootporni sef. Ili možete kupiti veliki umetak za vezivo i jezičke. Sad ste spremni za početak.
Skupite svoje dokumente
Prije nego što organizirate sve svoje važne dokumente, morate ih pronaći. Ponekad je lakše reći nego učiniti. Provjerite ladice za kućni ured i papire naslagane na vašem stolu ili stolu. Provjerite hrpe papira koji se prekrivaju vašim kuhinjskim pločama, kao i kuhinjskim ladicama i košarama. Pogledajte svoj ormar za spavaće sobe i noćni ormarić. Na kraju, ali ne najmanje bitno, provjerite svoju torbicu ili aktovku za važne dokumente koje slučajno nosite sa sobom.
Kategoriziraj
Najvažniji dokumenti spadaju u jednu od sljedećih šest kategorija. Poredajte sve sakupljene dokumente na sljedeći način:
- Početna i imovinska evidencija: Hipoteka, imovinski akti, projekti poboljšanja kuće i primanja, priručnici za uređaje i garancije, podaci o porezu na imovinu, polisa osiguranja kuće i priručnici
- Automatski zapisi: Naslovi, evidencije održavanja, police osiguranja i informacije, podaci o zajmu i evidencije o plaćanju
- Zdravstveni zapisi: police osiguranja, priručnici o naknadama za zdravstveno osiguranje, objašnjenje medicinskih pogodnosti, računi liječnika, recepcijski listi, fleksibilne informacije o računu potrošnje, liječničke potvrde, medicinske smjernice, polise životnog osiguranja
- Financijski zapisi: Izjave o bankama, porezne prijave, evidencije o odbitku poreza, evidencije o ulaganjima, zapisi o zajmu, izvještaji o kreditnim karticama
- Elektronički zapisi: Ugovori o mobilnom telefonu i priručnici za opremu; potvrde o prodaji i garancije za računala, prijenosna računala i tablete; kablovski i internetski planovi i računi; račun za prodaju i priručnik za bežični ruter
- Osobni zapisi: Izvod iz matične knjige rođenih, vjenčani list, izvod iz razvoda, dokumenti o starateljstvu, podaci o socijalnom osiguranju, evidencija o imunizaciji, putovnica, evidencija o vojnoj službi, evidencija o krštenju i potvrdi, oporuke, pogrebni plan i podaci o mjestu sahrane. To biste trebali imati za svakog člana obitelji. Ako imate kućne ljubimce, u ovu kategoriju možete uključiti i njihove važne dokumente poput veterinarskih podataka i podataka o cjepivima.
Odvojeni vitalni dokumenti
Većina vaših važnih dokumenata može se pohraniti u običan ormar za podnošenje ili prijenosni viseći okvir za datoteke. Neke, međutim, stvarno trebate čuvati u vatrootpornom sefu ili u mogućnosti vanjskog skladištenja, kao što je sef.
Vitalni dokumenti su oni koje bi bilo vrlo teško ili dugotrajno zamijeniti. Mogu sadržavati osjetljive osobne podatke koje bi mogli ukrasti kradljivci identiteta ako budu ukradeni. U međuvremenu, ako je vaš dom uništen od požara ili poplave, htjeli biste da ovi vitalni dokumenti ostanu netaknuti.
Za većinu ljudi sljedeći dokumenti smatrali bi se vitalnim: podaci o socijalnom osiguranju, rodni listovi, polisa osiguranja i kontaktni podaci zastupnika, oporuke, imovinski dokumenti, titule automobila, putovnice i bilo koji ugovor ili sporazum koji zahtijeva originalan potpis.
Napravite glavni popis svih vitalnih dokumenata koje stavite u svoj vatrootporni sef ili u mogućnost vanjske pohrane.
Umnožite novčanik
Većina nas svakodnevno nosi kritične podatke u svom novčaniku i bilo bi im ozbiljno neugodno ako bi ih izgubili ili ukrali.
Napravite kopije svoje vozačke dozvole, kartice davalaca organa, kartice (e) zdravstvenog osiguranja, članske iskaznice za teretanu, knjižnicu, programe vjernosti dućana, klubove skladišta itd., I što je najvažnije, svih kreditnih i debitnih kartica (kopija na prednjoj strani i natrag). Ove kopije čuvajte sa svojim drugim važnim papirnatim dokumentima.
Napravite jednostavan sustav arhiviranja
Što je sustav arhiviranja jednostavniji, to je vjerojatnije da ćete ga dosljedno koristiti. Uzmite svaku kategoriju važnog dokumenta i dodijelite mu viseću boju datoteke:
- Evidencija kuće i imovine
- Automatski zapisi
- Zdravstveni zapisi
- Financijski zapisi
- Elektronski zapisi
- Osobni zapisi
Dodajte odgovarajući broj visećih datoteka u vaš sustav arhiviranja za broj dokumenata koji se nalaze u svakoj kategoriji.
Upotrijebite manilove mape i stvorite mapu za svaki pojedinačni dokument unutar svake kategorije. Postavite mape u odgovarajući odjeljak za viseće datoteke u boji.
Ako ste kupili velike umetke za vezivo i tri prstena, kartice označite istim imenima zapisa, probušite sve dokumente i organizirajte ih. Ako se papiri ne mogu probušiti, umetnite ih u mapu, a umjesto toga bušite rupu.
Ako papirologija nije vaša stvar, ovo je možda trenutak oslobađanja. Možete skenirati sve te dokumente, spremiti ih na tvrdi disk i zatim uništiti originale.
Ali koristite vlastitu diskreciju jer je neke papire bolje ostaviti spremljene. Čuvajte originale svih vitalnih dokumenata. Upotrijebite svoje najbolje prosudbe o drugima. Većina je financijskih institucija sretna kad odete bez papira.
U tekućem održavanju
Jednom kada se organiziraju vaši važni papiri, držite ih tako. Svaki mjesec kada plaćate račune, svaki novi dokument podnesite u odgovarajući odjeljak vašeg sustava prijave. Istovremeno potražite dokumente koje ste tijekom mjeseca uklonili iz sustava, a koji još uvijek ne mogu biti u sustavu arhiviranja. Ponovo ih upišite. Barem dva puta godišnje pregledajte dokumente u vašem sustavu arhiviranja kako biste utvrdili mogu li se pročistiti. Dobar raspored koji treba slijediti je na početku kalendarske godine i na kraju svake školske godine.
Uz malo truda, možete iskoristiti dugoročne koristi i uštedjeti vrijeme organiziranjem svojih važnih papirnatih dokumenata.
