Popis i odgovornosti vještina pomoćnika u uredu

Video: 5 NAJBOLJIH EBIKETA za koje nikada niste čuli: Zajamčeno

Sadržaj

Odgovornosti za posao uredskog pomoćnika
Kako koristiti popise vještina
Vrhunske vještine pomoćnika za ured

Položaji uredskih pomoćnika (slični osobnim asistentima) mogu se naći u svim industrijama i dijele prilično veliki skup vještina. Pomoćnici ureda ponekad se nazivaju i tajnici ili administrativni pomoćnici, ali ono što rade jest pomoć u funkcioniranju ureda. Ako ured pripada odvjetničkom uredu, medicinskoj praksi, obrazovnoj ustanovi ili korporaciji, potrebe su slične; netko mora podnositi zapise, održavati rasporede i brinuti se o rutinskoj komunikaciji u ime ljudi koji koriste ured. Da bi netko mogao biti ti.

Odgovornosti za posao uredskog pomoćnika

Iako su položaji uredskih pomoćnika općenito slični jedni drugima, posao je i dalje promjenjiv - jednostavno varira iz dana u dan, a ne od ureda do ureda. Danas biste mogli djelovati kao recepcionisti, sutra će vam možda trebati popravak pisača, a dan nakon toga morat ćete prenijeti cijeli kabinet za arhiviranje u dvadeset prvo stoljeće. Za uspjeh će vam trebati vrlo široka vještina.

Uredski pomoćnici su među velikim junacima poslovnog svijeta, jer kad svoj posao uredno obavljate, nitko to ne primjećuje - čini se da ured radi sam. No neki uživaju u brzom, ali fleksibilnom radu, osjećaj da su u središtu svega. A dobar tajnik još uvijek može naći posao gotovo bilo gdje, u bilo kojoj vrsti organizacije.

Kako koristiti popise vještina

Možete koristiti ove popise vještina tijekom cijelog postupka traženja posla. Prvo, nazivi ovih vještina funkcioniraju kao ključne riječi, pa ih koristite dok pišete svoj životopis. Nemojte se pouzdati u zapošljavanje nadzornika kako bi shvatili da imate ono što žele, recite im to direktno.

Drugo, te iste ključne riječi možete koristiti u popratnom pismu. Usredotočite se posebno na one o kojima se najviše brine budući potencijalni poslodavac. Morat ćete obaviti svoje istraživanje, jer iako su poslovi uredskih pomoćnika često slični, nadzornici zapošljavanja razlikuju se u njihovim prioritetima. Opis posla vjerojatno će sadržavati popis potrebnih vještina. Obratite pažnju na to.

Na kraju, možete koristiti ovu raspravu za planiranje svog intervjua. Obavezno pripremite barem jedan primjer za vrijeme koje ste demonstrirali vještine iz svake ovdje navedene kategorije.

Također bi moglo pomoći u pregledu naših popisa vještina navedenih po poslu i vrstama vještina.

Vrhunske vještine pomoćnika za ured

Vještine komunikacije: Komunikacija je kritična meka vještina za uredskog pomoćnika. Morat ćete komunicirati sa svojim nadzornikom, kolegama iz ureda, profesionalcima kojima pomažete i eventualno klijentima ili osobama u drugim uredima iste organizacije. Svi radite kao tim i vi ste njegovo glavno središte za komunikaciju. Trebat ćete svakog dana biti veseli, korisni, dobro informirani, artikulirani i dobar slušatelj.

Odgovorite na telefone
Odnosi s klijentima
Komunikacija
Prosljeđivanje telefonskih poziva
Primanje poruka
Usmjeravanje telefonskih poziva
telefonska centrala
Telefon
Verbalna komunikacija

Pismene komunikacijske vještine: Većina uredskih pomoćnika piše puno. Oni mogu pisati dopise, ispunjavati obrasce ili crtati pisma ili e-poruke. Neki stvaraju sadržaj za web mjesto tvrtke ili uređuju tekst za druge. Jasna, profesionalna pisana komunikacija je obavezna.

Dopisivanje
E-mail
pošta
pošte
kucanje
Obrada riječi
Pismeno priopćenje

Prijateljstvo: Pomoćnik ureda mogao bi biti prva osoba koju klijent vidi nakon ulaska u ured. Ako u ovom trenutku slučajno ne boravi glavni ured, pomoćnik ureda može biti jedina osoba s kojom posjetitelj razgovara. Morate biti spremni pozdraviti svakog posjetitelja s osmijehom i ljubaznom riječi i pomoći im u svemu što im je potrebno dokle god ste u mogućnosti. Dakle, potrebne su dobre međuljudske vještine.

Služba za korisnike
Usmjeravanje posjetitelja
Fleksibilno
Prijateljski
Pozdravite goste
interpersonalna
Pozitivan stav
Pouzdanost
Dobrodošli posjetitelji

Tehnološke vještine: U stara vremena tajnici su mnogo tipkali. Vremena su se promijenila, pa tako i tehnologija, ali uredski pomoćnici i dalje mogu očekivati da će provesti puno vremena ispred tipkovnice. Umjesto pisaćeg stroja, morat ćete poznavati razne softverske aplikacije. Znajući kako napraviti laganu tehničku podršku i kako popraviti nepomični pisač, također ne škodi.

Računalo
nadmašiti
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tehnologija

Organizacija: Uredski pomoćnici moraju biti izuzetno organizirani kako bi učinkovito žonglirali svojim brojnim zadacima. Morat ćete također pomoći organiziranju drugih ljudi u održavanju kalendara i održavanju ureda u uredu.

Administrativna podrška
imenovanja
Naplata
kalendari
Svećenički
Unos podataka
Dostava pošte
Elektronička arhiva
Izvješća o troškovima
podnošenje
Rad na recepciji
Rukovanje novcem
Uredske dužnosti
Uredska oprema
Popis uredskih potrepština
Uredski pribor
Podrška za ured
Organizacija
kancelarijski posao
dostava

Vještine rješavanja problema: Rješavanje problema ili vještina kritičkog razmišljanja važni su za bilo kakvog pomoćnika u uredu, jer ćete s pitanjima ili problemima često biti osobe s kojima se drugi susreću.