Stručne smjernice za pisanje pisma i e-pošte

Video: Kako poslati jedan mail na više različitih adresa (Outlook 2010)

Sadržaj

Stručne smjernice za pisanje pisma i e-pošte
Podaci za kontakt
Pozdrav
Tijelo pisma
zatvaranje
Potpis
Kako se obratiti pismu
Formatiranje korespondencije
Smjernice za pisanje pisma
Primjeri i predlošci
Pročitaj i provjeru pravopisa

Koji je najbolji način pisanja profesionalnog pisma - papirnatim pismom ili e-poštom? Jedno nije bolje od drugog. U nekim slučajevima ima smisla komunicirati putem e-pošte, a ponekad ćete možda trebati poslati tradicionalno pisano, tiskano i potpisano pismo. Bez obzira što odaberete, važno je slijediti najbolje smjernice za pisanje pisama i formata e-pošte.

E-pošta je brža i jednostavnija, ali neke se poruke e-pošte nikad ne otvaraju i ovisno o tome kome pišete i zašto pišete, možda će vam trebati da pošaljete pismo i upisano pismo ili čak da ga pošaljete na mrežu.

Vrsta poruke koju odaberete ovisi o tome s kime komunicirate i koja je svrha vaše prepiske.

Sva dobro napisana pisma sadrže nekoliko odjeljaka. Informacije koje uključite u svaki odjeljak i cjelokupni format ovise o tome šaljete li tipkano pismo ili poruku e-pošte.

Bitno je da znate različite dijelove pisma i što treba navesti u svakom od njih. Morate također znati kako se obratiti i potpisati komunikaciju koju ste upisali i putem e-pošte. Različiti dijelovi pisma su sljedeći:

Podaci za kontakt
Pozdrav (pozdrav)
Tijelo pisma
zatvaranje
Potpis

Podaci za kontakt

Način na koji unosite svoje kontakt podatke razlikuje se ovisno o načinu na koji šaljete pismo. U e-poruci vaše će kontaktne informacije biti na kraju poruke, dok su u pisanom pismu vaše kontakt informacije na vrhu stranice. Evo što trebate uključiti u odjeljak s podacima o kontaktima, kao i uzorke za unesena pisma i e-poruke.

Pozdrav

Pozdrav je pozdravni dio vašeg pisma s nečim poput "Dragi gospodine Peterson", ili "Kome bi to moglo biti važno". Evo popisa primjera pozdrava pisama koji dobro djeluju za profesionalno dopisivanje.

Tijelo pisma

Tijelo vašeg pisma sadrži nekoliko odlomaka. Prvi odlomak treba sadržavati uvod i kratko objašnjenje vašeg razloga za pisanje. Drugi odlomak (i svaki sljedeći odlomak) trebao bi dalje objasniti vaše razloge za pisanje. Posljednji odlomak treba zahtijevati od čitatelja ako nešto traži, ili navesti kako ćete postupiti dalje. Obavezno razjasnite svrhu svoga pisma. Čitatelj će morati znati što tražite i kako vam mogu pomoći. Ili, ako nudite usluge ili pomoć, provjerite je li jasno što možete pružiti.

zatvaranje

Pismo se zatvara izrazom "Srdačan pozdrav" ili "S poštovanjem", a zarezom sledi vaš potpis, ako šaljete kucano pismo. Ako šaljete e-poruku, nakon zatvaranja jednostavno utipkajte svoje ime.

Potpis

Završni dodir vašeg pisma je vaš potpis, koji će u e-poruci sadržavati vaše kontakt podatke.

Kako se obratiti pismu

Važno je da se obratite pojedincu kojem pišete službeno, osim ako ih vrlo dobro ne poznajete.

Formatiranje korespondencije

Sada kada imate sve podatke koje trebate uključiti u svoju poruku, pregledajte standardni format koji ćete koristiti za pisma i e-poruke.

Smjernice za pisanje pisma

Sljedeći je korak poliranje vašeg pisma. Između odlomaka i vrha i dna stranice mora biti dovoljno prostora. Također želite odabrati čitljiv, profesionalni stil i veličinu fonta. Što ćete reći ovisit će od razloga o kojem pišete, pa pripazite da pismo prilagodite svojoj osobnoj i profesionalnoj situaciji.

Primjeri i predlošci

Korištenje predloška je odličan način za pokretanje vlastitog pisma ili poruke e-pošte, jer započinjete s osnovnim formatom. Jednostavno ispunite svoje podatke u odgovarajućem odjeljku pisma.

Gledanje primjera također je korisno jer ćete dobiti ideje što reći u svojoj prepisci.