Osnovno upravljanje projektima 101

Sadržaj

• Što je upravljanje projektima?
• Elementi projekta
• Najvažniji element: opseg
• Resursi
• Vrijeme
• Novac
• Upravljanje projektima je umjetnost i znanost

Upravljanje projektima jedna je od najvažnijih komponenti uspješnog poslovanja. Utječe na prihode i obveze te u konačnici djeluje na zadovoljstvo i zadržavanje klijenta. Vaša tvrtka može imati samo jedan projekt koji radi istovremeno, dok bi druge veće korporacije i subjekti mogli žonglirati po nekoliko projekata odjednom. Po svojoj prirodi projekti su privremeni.

Projekti su sredstvo kojemu je cilj i cilj će na kraju biti postignut. Vaša bi se tvrtka mogla prebaciti na neki drugi projekt ... ili ne. To bi mogao biti jednokratan cilj.

Projekti potiču rastuću potrebu za radnom snagom. Institut za upravljanje projektima procijenio je da će se tijekom razdoblja od 2010. do 2020. godine širom svijeta dodati više od 15 milijuna novih pozicija za upravljanje projektima.

Što je upravljanje projektima?

Upravljanje projektima nije cjelokupno poslovanje vaše tvrtke. To je samo jedan segment, određeni projekt s detaljnim planom o tome kako vi i vaša tvrtka postižete taj cilj. To je plan detaljan u nizu koraka, od kojih je svaki važan kao i ostali. Morate postići jedan da biste pravilno prešli na sljedeći.

Mislite o upravljanju projektima kao ljestvicama kojom se morate popeti. Ne možete skočiti na vrh Za najveću efikasnost morate ga uzeti uzastopno. Vaš tim mora primijeniti alate koji su im na raspolaganju kao i njihovu stručnost i znanje za izvršavanje svakog koraka i prelazak na sljedeći.

Dovoljno je jednostavno reći da želite doći do okvira A, tako da ćete poduzeti 25 koraka u tom smjeru. Ali također morate uzeti u obzir vremenski period u svom projektnom planu i najvjerojatnije ćete morati raditi u okviru proračuna. Možete puzati tih 25 koraka ili možete trčati. Ovisi o tome koliko brzo morate stići tamo za uspješan završetak projekta. Novac možete uštedjeti putujući pješice ili možete unajmiti vozača. Ovisi o proračunu koji ste posvetili projektu.

Ne postoji pristup, sustav ili plan koji ne odgovara svima. Svaki projekt koji vi i vaša tvrtka rješavate najvjerojatnije će imati svoju vremensku traku, cilj i proračun. Zato je tako kritično imati pametnog, talentiranog voditelja projekata koji će voditi emisiju.

Elementi projekta

Uspješan voditelj projekta mora istovremeno upravljati četiri osnovna elementa projekta. Ti su elementi međusobno povezani.

• opseg: To uključuje veličinu, ciljeve i zahtjeve projekta.
• Resursi:Trebat će vam ljudi, oprema i materijali na mjestu.
• Vrijeme: To se ne odnosi samo na to koliko će vremena projekt ukupno trajati. Mora se raščlaniti u trajanje zadatka, ovisnosti i kritičan put.
• Novac:Imajte čvrsto razumijevanje troškova, nepredviđenih događaja i dobiti.

Najvažniji element: opseg

Opseg projekta je definicija onoga što se projekt treba postići i proračuna vremena i novca koji su stvoreni za postizanje ovih ciljeva. Svaka promjena opsega projekta mora imati promjene u proračunu, vremenu, resursima ili sva tri.

Ako je opseg projekta izgradnja zgrade za smještaj tri widgeta s proračunom od 100.000 USD, očekuje se da će to učiniti i voditelj projekta. Ako se opseg promijeni u zgradu za četiri widgeta, voditelj projekta mora dobiti odgovarajuću promjenu vremena, novca i resursa.

Resursi

Tri su aspekta razumijevanja i upravljanja resursima: ljudi, oprema i materijal.

Uspješan voditelj projekta mora učinkovito upravljati dodijeljenim resursima, uključujući članove projektnog tima, osoblje dobavljača i podizvođače. Mora osigurati da njegovi zaposlenici posjeduju vještine i alate potrebne za dovršetak posla, a on mora neprestano nadzirati ima li dovoljno ljudi da dovrše projekt u roku. Njegov je posao osigurati da svaka osoba razumije zadatak i zadaje rokove.

Stariji član svake skupine zaposlenika izvještava voditelja projekta kada upravlja direktnim zaposlenicima, ali zaposlenici mogu imati i linijskog menadžera koji pruža tehničke upute. U situaciji upravljanja matricom poput projektnog tima, posao voditelja projekta je pružiti smjernice projektnim voditeljima. Upravljanje radnim podugovorima obično znači upravljanje tim vodstvom za ugovorene radnike koji zauzvrat upravljaju tim radnicima.

Voditelj projekta mora često nabavljati opremu i materijale te upravljati njihovom uporabom kako bi tim mogao učinkovito djelovati. Odgovorna je za to da odgovarajuću opremu i materijale smjestite na točno mjesto u pravo vrijeme.

Vrijeme

Tri elementa uspješnog upravljanja vremenom su zadaci, raspored i kritični put.

Sastavite raspored projekata tako da nabrojite sve zadatke koji moraju biti ispunjeni. Neki se moraju raditi uzastopno, dok se drugi mogu preklapati ili biti izrađeni u tandemu. Dodijelite trajanje svakom zadatku. Dodijelite potrebne resurse. Odredite prethodnike - koji zadaci moraju biti dovršeni prije ostalih - i nasljednike, zadatke koji se ne mogu pokrenuti dok jedan drugi zadatak nije dovršen. Ovaj se aspekt upravljanja projektima ponekad naziva upravljanje vodopadom jer jedan zadatak slijedi drugi u više ili manje slijedu.

Softver za upravljanje projektima može pojednostaviti zadatak stvaranja i upravljanja rasporedom projekata.

Neki zadaci imaju malu fleksibilnost u potrebnim datumima početka i završetka. To se naziva "plutati". Ostali zadaci nemaju fleksibilnost. Imaju nulti plovak. Linija kroz sve zadatke s nultim plovkom naziva se kritički put, Svi zadaci na tom putu - a može biti više paralelnih staza - moraju se dovršiti na vrijeme ako projekt treba stići u roku. Ključni zadatak menadžera projekta je nadgledanje kritičnog puta.

Novac

Tri aspekta upravljanja novcem su troškovi, nepredviđene situacije i dobit.

Svaki zadatak ima trošak, bilo da je to radni sat računalnog programera ili otkupna cijena kubičnog betona. Svaki od ovih troškova procjenjuje se i zbraja prilikom pripreme budžeta projekta.

Neke će procjene biti točnije od drugih. Proračunski proračun stoga bi trebao uključivati ​​izvanredni dodatak - novac izdvajan u proračunu "za svaki slučaj", stvarni trošak predmeta divlje je različit od procijenjene.

Profit je novac koji tvrtka želi zaraditi od zadatka. To je iznad troškova.

Dakle, proračun projekta sastoji se od procijenjenog troška, ​​nepredviđenog i uvećanog dobitka. Zadaća voditelja projekta je da zadrži stvarni trošak na ili ispod procijenjenog troška i da maksimizira dobit koju tvrtka zaradi na projektu.

Upravljanje projektima je umjetnost i znanost

Uspješno upravljanje projektima traje praksa. Ove ideje mogu vam dati osnovno razumijevanje upravljanja projektima, ali smatrajte to samo početkom. Ako vaš posao ili karijera uključuje upravljanje projektima i ako želite poboljšati svoje vještine, razgovarajte s uspješnim voditeljima projekata, čitajte i vježbajte. Upravljanje projektima može biti vrlo korisna karijera.