3 scenarija kad komuniciranje putem Interneta nije u redu

Sadržaj

• Izbjegavajte hitno slanje da biste riješili sukob
• Izbjegavajte hitno slanje kada se uznemirite
• Izbjegavajte hitno slanje da biste poslali loše vijesti

Postoji toliko mnogo načina na koje komuniciramo putem interneta. Ima e-poruka, tekstualnih poruka ili poruka putem neke od mnogih aplikacija koje ga podržavaju. No, korištenje e-pošte ili slanja poruka nije uvijek najučinkovitiji način komunikacije.

U određenim okolnostima trebali biste ih izbjegavati. Sigurno je lako se sakriti iza računala i putem tipkovnice reći što želite reći. Ali ponekad morate izaći iz svijeta i koristiti svoj glas.

Evo tri situacije u kojima bi bilo bolje ako niste pogodili slanje.

Izbjegavajte hitno slanje da biste riješili sukob

Svi smo dio e-pošte ili niza poruka između dviju strana koji pokušavaju riješiti problem. Ponekad ste možda jedan od dva glavna sudionika ili ste jednostavno jedan od mnogih koji su se nekoga osjećali primoranim na vas.

Sa svakim odgovorom putem e-pošte ili poruke, problem eskalira. Na kraju, ono što je bilo možda relativno malo pitanje postalo je mnogo veće. To obično rezultira osobnim sastankom dviju strana kao i nadglednikom ili menadžerom kako bi se riješio sukob.

Umjesto korištenja e-pošte ili razmjene poruka za rješavanje sukoba ili nazovite osobu ili zakažite sastanak licem u lice. Ako ste primatelj e-pošte ili poruke od nekog drugog koji pokušava riješiti problem, oduprite se iskušenju da odgovorite putem e-pošte. Podignite telefon ili uđite u ured druge osobe i recite: "Primio sam vašu e-poštu i mislio sam da bi moglo biti bolje ako raspravljamo o ovoj situaciji pojedinačno, za razliku od e-pošte. Imate li nekoliko minuta vremena za razgovor? "

Ako vam je e-pošta jedina opcija, ne kopirajte druge ljude na nju. Na taj se način eskalira problem. Ako ste na kraju primanja takve e-pošte, ne pritisnite "odgovori svima". Jednostavno odgovorite samo pojedincu koji je poslao e-poštu. Ako odgovorite na sve, vaš odgovor bi trebao glasiti: "Zahvaljujem vam što ste mi upozorili ovu situaciju. Pozvat ću vas na minutu za razgovor." Ovo će upozoriti sve koji su kopirani da vodite računa o situaciji jedan na jedan.

Izbjegavajte hitno slanje kada se uznemirite

Nakon uznemirujuće situacije ili interakcije, potrebno je razdoblje hlađenja. E-pošta i poruke ne posustaju u tome; trenutačno je po dizajnu. Umjesto toga, nakon što se smirite, nazovite ili posjetite osobu kako biste razgovarali o situaciji. Ako se nalazite na završnom kraju grozne poruke e-pošte, izbjegavajte poriv za odgovorom. Dajte si vremena da se smirite, a zatim nazovite osobu i tražite da razgovarate licem u lice.

Ubuduće odlučite unaprijed da nikada nećete koristiti e-poštu ili poruke kad ste uznemireni. Učinite to neraspoloživim paktom sa sobom.

Ako osjećate potrebu da napišete nešto kad se uznemirite, rukom napišite poruku. Ne upisujte ga u e-poštu, čak i ako poruku nemate namjeru poslati. Ne biste bili prva osoba koja je slučajno pritisnula tipku "pošalji" umjesto gumba "spremi".

Izbjegavajte hitno slanje da biste poslali loše vijesti

Nitko ne voli primati loše vijesti i primajući je putem e-maila ili poruke može dodati sol na ranu. Jeste li ikad poslali e-poštu klijentu da im kaže kako njihova narudžba kasni?

Ako je odgovor na bilo koje od tih pitanja da, prestanite koristiti e-poštu ili razmjenu poruka za slanje loših vijesti.Korištenjem e-pošte ili slanja poruka za slanje loših vijesti možete poslati poruku koja vas ne zanima ili problem nije dovoljno važan da bi mogao jamčiti vašu osobnu pažnju. Kada koristite e-poštu ili razmjenu poruka za slanje loših vijesti, nemate načina prosuditi reakciju osobe. Najvjerojatnije će ljudi biti razočarani ili uznemireni. Ako vijesti ne isporučujete osobno, njihov osjećaj razočaranja može eskalirati i stvoriti još goru situaciju.

I na kraju, kad koristite e-poštu ili poruke u ovom scenariju, pojavljujete se kukavički. Kupci, suradnici, šefovi i prijatelji cijene ljude koji imaju hrabrosti osobno priopćiti loše vijesti.

Ako niste sigurni je li vaša poruka kvalificirana kao loša vijest, zapitajte se: "Želim li primiti e-poštu ili poruku s ovom vrstom vijesti ili bih radije da je osobno komuniciramo?". Zatim postupite u skladu s tim.

Iako nema sumnje da su e-pošta ili razmjena poruka brzo i učinkovito sredstvo komunikacije, to nije uvijek prikladno. Slijedite gore navedene smjernice i izbjegavajte korištenje e-pošte ili poruke kada to ne primjenjuje.