Pisanje za posao
Sadržaj
- Organizacija je ključna
- Znajte svoju publiku
- Riječ o dobrom pisanju
- Pročitajte i uredi
- Ne pišete roman
Svrha poslovnog pisanja je prenijeti informacije nekom drugom ili zatražiti informacije od njih. Da biste učinkovito pisali za posao, morate biti cjeloviti, sažeti i precizni. Vaš tekst treba biti napisan na način da će čitatelj lako shvatiti što im govorite ili ih pitate.
Puno pisanja za posao je klizavo, slabo napisano, neorganizirano, prekriveno žargonom i nepotpuno. Često je ili predugo ili prekratko. Svi ti atributi doprinose neučinkovitom pisanju posla.
Bilo da pišete prijedlog prodaje, e-poštu svom šefu ili priručnik s uputama za softverski paket, morate slijediti određene korake da biste bili učinkoviti. Slijedite ovih pet koraka:
- Organizirajte svoj materijal
- Razmislite o svojoj publici
- Zapišite svoje misli
- Ispitajte svoj materijal
- Uredite svoj materijal
Organizacija je ključna
Ako ne organizirate svoj materijal, neće teći dobro i to neće imati smisla. Pisanje može biti jednostavno ili komplicirano. Kada pišete e-poštu koja najavljuje sastanak osoblja, to je jednostavno kao sakupljanje misli. S druge strane, vjerojatno ćete trebati razviti kompleksnu strukturu gotovog materijala ako napišete rezultate revolucionarnog farmaceutskog ispitivanja. Bez obzira na zadatak, bez odgovarajuće razine organizacije (čak i organiziranja svojih misli), možda nećete uključiti sve što vam treba ili ne želite dati istaknutost najvažnijim temama. Propuštanja ili pogrešna usredotočenost učinit će vaše poslovanje manje jasnim.
Znajte svoju publiku
Prije nego što počnete pisati, razmislite o svojoj namjeravanoj publici. Na primjer, prezentacija o novom programu tvrtke 401 (k) u vašoj tvrtki može imati isti obris kada se daje vašem CFO-u kao i zaposlenicima, ali razina detalja koje uključite ovisit će. Također morate uzeti u obzir ton. Brzi e-mail vašem timu, podsjećajući ih na godišnji izlazak tvrtke, neće imati isti ton kao vaš misijski kada je riječ o godišnjem izvještaju vaše tvrtke.
Također, zapamtite da ćete učinkovitije komunicirati s vašom publikom ako se usredotočite na ono što želite da čuju, a ne na ono što ćete reći.
Riječ o dobrom pisanju
Dobri pisci imaju različite stilove pisanja. Neki radije napišu sve, a zatim se vrate i urede. Drugi radije uređuju dok idu zajedno. Ponekad njihov preferirani stil varira ovisno o onome što pišu.
Dok pišete (ili kad uređujete) budite svjesni duljine. Trebali biste upotrijebiti dovoljno riječi kako biste pojasnili svoje značenje, ali nemojte koristiti nepotrebne riječi samo zato da bi postalo cvjetnije. Poslovno pisanje mora biti jasno i koncizno, ne mora biti puno i cvjetno. Zapamtite, nitko u poslu nema vremena pročitati više nego što je potrebno.
S druge strane, ne napravite svoj komad prekratak. Morate napisati dovoljno da vaše značenje bude jasno i da ne bude pogrešno shvaćeno. Zamislite da li je neki dio opreme u nekom skladištu označen "rabljenim, ali dobrim". Bilo bi nejasno je li to značilo da se komad opreme mnogo koristio ili da komad opreme više nije nov, ali još uvijek funkcionalan. Nekoliko dodatnih riječi razjasnilo bi značenje. Također, izbjegavajte korištenje žargona ili skraćenica jer za različite čitatelje mogu značiti različite stvari.
Pročitajte i uredi
Bez obzira na vaš stil pisanja, svi pisci trebaju lektorirati i uređivati sav pisani materijal, čak i e-poštu. Nakon što ste završili s pisanjem, lektorirajte svoj rad. Tada ćete je možda trebati urediti. Recenzija je čitanje onoga što ste napisali kako biste bili sigurni da su sve riječi iz vaše glave pravilno stavile na papir. Budući da naši mozgovi djeluju brže od naših prstiju, možete izostaviti riječi, ostaviti završetak ili upotrijebiti pogrešan homonim (npr., "Tamo" umjesto "njihov"). Ispravljanje hvata ove pogreške. Očigledno je da će lektiranje jednorednog e-pošte biti jednostavno i samo je pogledom prelazite dok unosite. Međutim, ako pišete priručnik s uputama, lektura će vam biti složenija i trebati duže.
Nakon što ste lektorirali svoj materijal, vrijeme je za uređivanje. Ponekad se lektoriranje i uređivanje mogu izvesti istovremeno, ali učinkovitije je kad se izvode uzastopno.
Razlog zbog kojeg uređujete jest popraviti ili promijeniti ono što ste napisali kako bi poboljšao zvuk (i čitanje) materijala. Kada pišete za posao, to znači ispravljanje pogrešaka i tekst što jasniji i sažetiji.
Ne pišete roman
Kad pišete za posao, ne pišete sljedeći "veliki američki roman". Vaše pisanje treba biti što više opisno, ali ne morate slikati živopisne riječi pomoću puno velikih riječi i figura govora. Ako mislite na "staklene kuće", ne pišite "staklaste domove", napišite "staklene kuće."
