Povjerite svojem šefu povjerenje planu upravljanja rizikom

Sadržaj

• Što je upravljanje rizikom u upravljanju projektima?
• Planiranje upravljanja rizikom
• Proces upravljanja rizikom u 5 koraka
• Korak 1: Inicirajte
• Korak 2: Identificirajte
• Korak 3: Procijenite
• 4. korak: planirajte odgovore
• 5. korak: implementacija

Najbolji voditelji projekata imaju potpuno povjerenje svog linijskog voditelja i pokrovitelja projekta. Izvršni stručnjaci koji stoje iza svojih projekata vjeruju im kada kažu da im je potrebno dodatno financiranje, više sredstava ili pomažu u rješavanju problema.

Kad radite u rizičnim situacijama, potreban vam je pravi komplet. Kao i planinar s ruksakom od konopa i dekoltea, potrebni su vam i alati za rješavanje projektnog rizika.

Možete povećati povjerenje menadžera u svoj projekt pomoću plana upravljanja rizikom. Jednostavan postupak u pet koraka može vam transformirati kako šef vidi vaš projekt (i vas).

Što je upravljanje rizikom u upravljanju projektima?

Upravljanje rizikom u upravljanju projektima je proces prepoznavanja, procjene i reagiranja na projektne rizike.

Projektni rizici su stvari koje mogu utjecati na projekt (pozitivno ili negativno, ali ljudi obično tumače rizik kao događaje koji bi negativno utjecali na projekt).

Bez obzira jeste li vaš projekt velik ili mali, s njim će biti povezani rizici. Ti bi rizici mogli biti bilo što, od rizika da vas pohađa školska parada do rizika od povećanja cijene na kritičnu komponentu vašeg novog sklopa.

Projektni rizik, ako se njime ne upravlja pravilno, može otežati uspješnu realizaciju projekta. Nenadzirani rizici mogu dodati vrijeme vašem rasporedu, rad za vaše vrijeme i novac za vaš proračun. Menadžeri se nerviraju zbog takvih stvari. Sve to se može izbjeći planom upravljanja rizikom.

Planiranje upravljanja rizikom

Plan upravljanja rizikom izvrstan je način za povećanje vlastitog povjerenja u sposobnost vašeg projektnog tima za isporuku - a to se preliva i na povećanje povjerenja vašeg menadžera. Želite da vjeruju da to možete učiniti i želite da budu svjesni onoga što vas može spriječiti u uspješnoj realizaciji projekta. Plan upravljanja rizikom savršen je alat za to.

I pogodi što? Započeti je vrlo lako.

Upravljanje rizikom projekata jednostavan je proces u pet koraka. Nemojmo ga komplicirati više nego što mora biti. To je nešto što možete započeti danas, pripremite se za raspravu o tome na vašem sljedećem sastanku i završite ga dok netko upisuje zapisnike.

Proces upravljanja rizikom u 5 koraka

Kao i kod toliko dijelova upravljanja projektima, upravljanje rizikom je proces. Pet koraka su:

1. pokrenuti
2. Identificirati
3. procijeniti
4. Planski odgovori
5. Implementirati

Ako vam ovi izrazi trenutno ne znače mnogo, molim vas, držite se toga - objasnit ću vam sve.

Korak 1: Inicirajte

Prvo, želite postaviti kontekst za upravljanje rizikom u okruženju upravljanja projektima.

Ovdje vjerojatno nema puno posla jer je netko u vašoj tvrtki već pripremio politiku korporativnog rizika i sve što trebate učiniti je pronaći. Ovo će objasniti pristup tvrtke riziku i možda će odrediti potrebne predloške. Predlošci vam uvijek štede posao, pa pripazite i na njih!

Čak i ako nemate politiku korporativnog rizika, netko drugi koji upravlja projektima uz vas možda ima plan upravljanja rizikom projekata koji možete kopirati. Zašto izumiti kotač? Ponovna upotreba dokumenata nužna je ako želite uštedjeti vrijeme i ostvariti više posla.

Koristite ono što ste saznali za izradu plana upravljanja rizikom za svoj projekt. Ovo je dio vašeg ukupnog plana upravljanja projektima i govori o tome kako ćete pristupiti upravljanju rizikom na vašem projektu.

Ako ne znate što staviti u to, pročitajte dalje! Sljedeći koraci će vam dati bolju ideju o čemu razgovarati u vašem planu upravljanja rizikom.

Ovo poboljšava povjerenje putem: Pokažite svom menadžeru da imate pristup rješavanju nesigurnosti na vašem projektu i da aktivno idete upravljati rizikom.

Korak 2: Identificirajte

Nakon što vam je prikazan pristup, možete početi raditi s njim.

Sada identificirate rizike koji će utjecati na vaš projekt. Ovo je samo snimka s vremenom i vaš registar rizika je nešto što biste se željeli vraćati s vremena na vrijeme kako biste osigurali da i tamo bude ubačeno sve novo.

Rizike možete prepoznati pomoću kontrolnog popisa uobičajenih rizika, intervjuiranjem dionika na projektu (posebno sa teškim dionicima, jer oni obično imaju puno toga za reći o tome što može poći po zlu), sesijama brainstorminga i upotrebom vašeg zdravog razuma.

Tražite stvari koje bi mogle stvoriti probleme ako bi se ikada dogodile. (Upamtite, rizici se još nisu dogodili. Problemi s projektom su stvari koje su se već dogodile.)

Bez obzira na to kako to radite, svakako biste trebali uključiti i druge ljude. Sami nećete imati čitavu sliku i na kraju ćete nestati.

Rizke može i treba prepoznati bilo tko. Kao voditelj projekta vaš je posao potaknuti kolege na podizanje rizika s vama tako da kao tim možete učiniti nešto u vezi s njima.

Svi identificirani rizici trebaju se upisati u registar rizika. Ako u timu imate koordinatora projekata ili osobu za podršku projektu, oni to mogu učiniti. Inače, to je dio administrativnih poslova koje trebate obaviti.

Ovo poboljšava povjerenje putem: Dokazujući da ste svjesni ključnih rizika koji mogu utjecati na vaš projekt i da imate sredstva za kontinuirano obavještavanje o novim rizicima.

Korak 3: Procijenite

Tada se procjenjuju rizik vjerojatnosti i učinka. Kada procjenjujete rizik, razmislite o tome koliko je vjerojatno da će se on dogoditi, koliko će koštati postupanje i koliko vremena će vjerojatno dodati vašem vremenskom okviru projekta.

Kao dodatnu mjeru možete procijeniti blizinu, što znači koliko je blizu vremenski rizik koji će se vjerovatno dogoditi. Rizik s velikom blizinom potencijalno bi se mogao uskoro dogoditi. Rizik s malom blizinom može se dogoditi u nekom trenutku u dalekoj budućnosti. To vam može dati još jedan faktor za određivanje prioriteta vašeg vremena i energije kada je riječ o suočavanju s rizicima.

Ovo poboljšava povjerenje putem: Osigurajte svom menadžeru da svi u timu imaju jasnu predodžbu o tome što bi se moglo dogoditi ako se bilo koji od ovih rizika zaista ostvari.

4. korak: planirajte odgovore

Sada smo došli do mesnatog dijela vašeg plana upravljanja rizikom. U ovom ćete koraku razraditi kako upravljati rizikom identificirajući odgovarajući odgovor.

To radimo jer do sada sve što imate je popis onoga što bi se moglo dogoditi da izbacite svoj projekt iz budućnosti u budućnosti i koliko bi to mogao biti velik posao. Ono što će vaš menadžer htjeti znati sljedeće: Što ćete učiniti u vezi s tim?

Općenito postoje četiri stvari koje možete učiniti kako biste se pozabavili i upravljali projektnim rizikom. Oni su:

• Izbjegavajte: Poduzmite korake kako biste spriječili da se ovaj rezultat dogodi.
• Prijenos: Prebacivanje odgovornosti na drugu stranu, primjerice kod police osiguranja.
• Ublažiti: Poduzmite mjere da smanjite utjecaj problema ako se on dogodi.
• Prihvatite: Shvatite da može doći do rizičnog ishoda i uz pristanak vašeg tima ne poduzimajte nikakve mjere kako bi ga spriječili.

Neki od vaših rizika mogu imati pozitivan ishod. Na primjer, postoji rizik da prodate toliko novog proizvoda da ćete prekršiti telefonske linije. To bi bio lijep problem, ali to je još uvijek rizik koji biste trebali planirati.

Postoji nekoliko načina na koje se možete pripremiti za pozitivan rizik, uključujući:

• Iskoristite: Dajte sve od sebe kako biste bili sigurni da će se taj ishod dogoditi kako biste mogli iskoristiti nagrade.
• Podijelite: Radite s drugim kolegom ili tvrtkom kako biste povećali vjerojatnost pozitivnog rizika.
• Poboljšajte: Utječite na čimbenike koji mogu pridonijeti pozitivnom ishodu i pokušajte dobiti još veću korist.
• Prihvati: Priznaj mogućnost pozitivnog rizika i ne radi ništa.

Trebat ćete razraditi koja je strategija reagiranja najbolja za svaki rizik u vašem registru. Na primjer, mogli biste odlučiti da je rizik od urušavanja tvorničkog krova nešto što ćete jednostavno prihvatiti jer se vjerovatno neće dogoditi. Međutim, rizik da trovanje hranom odnese pola vaše radne snage nešto je što aktivno namjeravate ublažiti prekvalificiranjem svoga ugostiteljskog osoblja. Ako se to već dogodilo i zapravo je vrlo vjerovatno ako ne učinite nešto u vezi s tim, htjet ćete ublažiti rizik.

Nakon što je odgovor utvrđen i dogovoren, mogu se imenovati vlasnici rizika koji će provoditi akcijski plan za upravljanje rizikom. Drugim riječima, treba vam netko tko će biti odgovoran za uvid u zadatke oko kojih se dogovorite u svom planu.

Ovo poboljšava povjerenje putem: Pokažite svom menadžeru da ste razmotrili što treba učiniti u vezi sa stvarima koje mogu stvoriti probleme vašem projektu i da postavljate planove za smanjenje neizvjesnosti i rizika za projekt.

5. korak: implementacija

Vaš plan upravljanja rizikom do sad bi trebao uključivati ​​tko će biti odgovoran za obavljanje aktivnosti ublažavanja rizika za svaki rizik. Sada bi trebali proći kroz te zadatke, tako da aktivno upravljate otvorenim rizicima.

Ovo poboljšava povjerenje putem: Dokazujući da vi i vaš projektni tim možete pratiti ono što ste rekli da ćete učiniti. Izvješćivanjem o postignutim rezultatima i rizicima koje ste umanjili, pokazuje vašem menadžerskom timu da ozbiljno želite isporučiti i učiniti sve što je potrebno kako bi vaš projekt dokazao protiv problema.

Nakon što rizik prođe - ako više nije bitan jer se dogodio ili se više ne može dogoditi - možete ga zatvoriti iz svog registra rizika.

Ako ovaj plan upravljanja rizikom projekta bude uspostavljen, možete vas razdvojiti od ostalih menadžera. Vaš vlastiti šef imat će dokaze da možete strateški i kreativno razmišljati o tome što bi moglo uzrokovati da se vaš projekt ne zaustavi i - što je najvažnije - učiniti nešto u vezi s tim. Bit ćete osoba koja aktivno rješava probleme prije nego što se oni dogode, uklanjajući zapreke i budete spremni na sve!

Budući da se dobro upravlja s projektnim rizikom, siguran je način da se menadžment vidi kao siguran par ruku. Ne trebate mnoštvo iskustva ili certifikata za uspješno upravljanje projektnim rizikom (iako postoje formalne kvalifikacije za upravljanje rizikom). Ovaj jednostavan postupak u pet koraka uskoro će značiti da je upravljanje rizikom projekata ugrađeno u vaše projektne planove.