Kako dati povratne informacije obrambenim zaposlenicima
Sadržaj
Povratne informacije jedan su od najmoćnijih alata u alatu rukovoditelja za jačanje performansi na radnom mjestu.
- Pozitivne povratne informacije fokusiraju se na prepoznavanje i jačanje ponašanja koja promiču visoke performanse.
- Konstruktivne povratne informacije - često označene kao negativne povratne informacije - usredotočene su na prepoznavanje i promicanje promjena u ponašanju koje ometaju visoke performanse.
Učinkovite povratne informacije specifične su za ponašanje (bilo negativne ili pozitivne) i daju se što je moguće bliže događaju. Iako motivirani profesionalci cijene i pozitivne i konstruktivne povratne informacije, menadžerima im je često neugodno pružiti ih, posebno bilo šta što se smatra negativnim. U anketama i istraživačkim studijama, menadžeri koji se bore s pružanjem konstruktivnih povratnih informacija zabrinuti su da im se neće svidjeti ili se boje stvoriti incident nudeći kritike.
Prateći i prakticirajući prijedloge izložene u ovom članku, voditelj može izvući strah iz davanja negativnih povratnih informacija i pretvoriti razgovor u konstruktivan događaj.
10 savjeta koji će vam pomoći u pružanju negativnih povratnih informacija
- Uzmite svoje emocije pod kontrolu. Ne želite kritizirati tuđe postupke kada ste ljuti ili uznemireni. Ako su temperamenti vrući, odvojite vrijeme da se stvari ohlade. Iako se pružaju učinkovite, konstruktivne povratne informacije što je bliže moguće promatranom incidentu, ako se situacija zagrije, u redu je zakazati sastanak za sljedeći dan.
- Nikada ne upućujte negativne povratne informacije pred članom timaa. Pronađite privatno mjesto. Vodite sastanak u svom uredu ili zakažite konferencijsku sobu za razgovor o povratnim informacijama.
- Usredotočite se na promatrano ponašanje, a ne na osobu. Zapamtite, svrha konstruktivne povratne informacije je eliminirati ponašanje koje umanjuje visoke performanse. Ako pojedinac primijeti da ga osobno napadaju, brzo će se okrenuti obrani i gubit će se mogućnost za smislenu raspravu.
- Budi precizan, Učinkovite povratne informacije su specifične. sugerirajući, "Johne, ti si to sigurno pobrkao" možda je istina, ali to ne govori Ivanu što je učinio krivo. Isto vrijedi i za Mariju koja kaže da kasni prečesto na poslu. Umjesto toga, opišite vrlo specifično ponašanje i identificirajte njegove poslovne implikacije. Na primjer: "Mary, kad zakasnite na vašu smjenu, od nas se traži zadržavanje nekoga iz prethodne smjene. To zahtijeva da platimo prekovremeni rad; to neugodno utječe na vašeg kolegu, a može smanjiti kvalitetu ako ne razumiju vaš određeni posao. Učinite. razumiješ?"
- Budite pravovremeni, Ako ste ikad dobili dugi popis negativnih povratnih komentara na godišnjoj recenziji učinka, shvatit ćete koliko je ovaj unos beskoristan nakon činjenice. Povratne informacije svih vrsta trebaju se dati što je prije moguće nakon događaja.
- Ostati miran, Bez obzira na to koliko ste uznemireni, nikad se ne isplati izgubiti kontrolu nad svojim emocijama. Kao što je gore spomenuto, ako vam treba vremena da sakupite svoje osjećaje, odgodite raspravu nekoliko sati ili najviše dan. Podsjetite se da je namjera povratnih informacija promicati poboljšanje i pristupiti raspravi s tim pozitivnim stavom.
- Ponovno potvrdite svoju vjeru u osobu, To pojačava treći korak, ali ovdje im kažete da još uvijek vjerujete u njih kao osobu i u njihove sposobnosti; to je samo njihova izvedba koju želite da se promijene. Recite nešto poput "dobar ste predstavnik službe za korisnike, tako da sam siguran da vidite potrebu da budu strpljiviji prema kupcima".
- Prestanite razgovarati i pozovite drugu stranu da se uključi, Nakon što ste rekli osobi koje su to konkretne situacije, nedavne radnje bile neprikladne i zašto, prestanite govoriti. Dajte drugoj osobi priliku da odgovori na vaše izjave i postavi pojašnjenja.
- Definirajte i dogovorite obostrano prihvatljiv akcijski plan. Dogovorite se koji je budući učinak prikladan za zaposlenika. Ako postoje određene stvari koje zaposlenik treba započeti raditi ili treba prestati raditi, budite sigurni da su jasno identificirane. Ako nešto trebate učiniti, možda dodatno usavršavanje zaposlenika, također se o tome složite.
- Odredite vrijeme za praćenje.Postavljanje jasnog datuma i vremena za pregled radnji i poboljšanja važan je dio procesa povratnih informacija. Uspostavlja odgovornost i poboljšava vjerojatnost poboljšanja performansi.
I zapamtite, nakon što ste poslali konstruktivne povratne informacije i dogovorili plan rezolucije i praćenja, nastavite s poslom. Ne upućujte lošu volju prema zaposleniku jer su pogriješili. Nemojte lebdjeti iznad njih iz straha da bi mogli pogriješiti. Pratite njihov rad kao i svi zaposlenici, ali nemojte opsjednuti.
