Praksa upravljanja sastancima pomaže poboljšati produktivnost

Sadržaj

• Ključ za upravljanje sastancima - stand PAT
• Započnite sastanke na vrijeme
• Održavajte sastanak na temu
• Vodite i distribuirajte bilješke / zapisnike o sastancima
• Donja linija

Veliki dio svog radnog života provodimo na sastancima. U mnogim slučajevima loše prakse upravljanja sastancima rezultiraju neproduktivnim korištenjem vremena sudionika. U povezanom članku nudimo smjernice o pretvorbi pet uobičajenih scenarija sastanka u produktivne događaje. Evo dodatnih ideja za podršku jačanju korisnosti, produktivnosti i učinka sastanaka.

Ključ za upravljanje sastancima - stand PAT

Neki menadžeri zapošljavaju P.A.T. pristup sastancima, koji zahtijevaju a Purpose, an genda, i a Timeframe. Naoružavanje sudionika s ovim kritičnim kontekstima prije sesije osigurava da se ljudi pojave spremni za sudjelovanje i podrže cjelokupnu namjeru sastanka. Jasan P.A.T. kontura pomaže osigurati produktivnu sesiju.

Trebali biste biti u mogućnosti definirati svrhu sastanka u najviše 1 ili 2 rečenice. "Ovaj je sastanak planiranje nove marketinške kampanje" ili "ovaj sastanak je preispitivanje novih pravila otpreme za rukovanje povratima." Svrha pomaže osigurati svima da znaju zašto su tamo, što treba učiniti i kako usmjeriti napredak i težiti ka zaključku.

Odredite dnevni red. Navedi predmete koje ćeš pregledati / raspraviti / pregledati. Želimo dodijeliti vremensko ograničenje svakoj točki dnevnog reda (vidi dolje) i identificirati osobu koja je odgovorna za moderiranje rasprave. Postavite vremenski okvir; u najmanju ruku postavite vrijeme početka i završetka. Također preporučujemo postavljanje trajanja za svaku točku dnevnog reda. Oni bi trebali iznositi ukupni vremenski okvir sastanka.

Započnite sastanke na vrijeme

Ako radite u jednoj od onih kultura u kojoj se ljudi slijevaju na sastanke sve do pet ili deset minuta nakon zakazanog vremena početka, vrijeme je da započnete novi trend. Jedna tvrtka potiče svoje menadžere da zatvore vrata u zakazano vrijeme početka, a oni koji kasne nisu dobrodošli da prisustvuju. Iako je ovo možda drakonije nego što se volite ponašati, ne biste trebali imati poteškoće da dovedete red u red, pregledate svrhu i potvrdite očekivanja i vrijeme.

Ne čekajte da se pojave zlobnici. Kad netko dođe kasno, ne vraćajte se i pregledajte ono što je već pokriveno. Nastavite sa temama svojih sastanaka. Ovo će biti neprijatno za poteškoće i poboljšati izglede da on / ona stigne na vrijeme na sljedećem sastanku.

Ako se organizator / sponzor sastanka ne pojavi na vrijeme, smatrajte sastanak otkazanim i vratite se na posao. Razdoblje čekanja od pet do sedam minuta je razumno. Kvote su, organizator sastanka naišao je na neočekivane poteškoće i radije bi da ne gubite vrijeme čekajući na njega.

Održavajte sastanak na temu

Dobra praksa je dodijeliti nekome ulogu da svakoga prati na sastanku. Prečesto se rasprave povuku, a zatim propadnu u vrtlog mišljenja, ideja, činjenica i emocija. Umjesto toga, dodijelite ulogu i obavijestite sve koji su prisutni da će se ovaj pojedinac miješati ako i kada rasprava odstupi od dnevnog reda i određene točke rasprave. U nekim se tvrtkama ova uloga navodi kao "Prometna kopija", a u drugim "Čuvar teme". Bez obzira na oznaku, uloga je izuzetno korisna u jačanju učinkovitosti i produktivnosti vaših sastanaka.

Ako se pojave dodatne teme koje nisu u dnevnom redu, ali su važne za raspravu, one bi trebale biti jasno zarobljene i smještene na „parkiralištu“ za buduće razmatranje i raspravu ili za diskretan sastanak. Vlasnik sastanka zadržava pravo dopustiti manju različitu raspravu ako podržava cjelokupnu svrhu sastanka.

Vodite i distribuirajte bilješke / zapisnike o sastancima

Netko, osim organizatora sastanka, trebao bi čuvati zapisnike sastanka. Dobro snimanje minuta uključivat će:

• Vrijeme sastanka, datum, mjesto
• Opis svrhe
• Kopija dnevnog reda
• Popis sudionika i popis onih koji nisu prisustvovali
• Detaljan sažetak s popisima zaključaka, radnji, odgovornosti i datuma završetka. Mnogi bilježnici koriste dnevni red kao vodič za popis zaključaka i radnji.
• Planirani prateći sastanak ako je zaista potreban.

U idealnom slučaju, distribuirajte bilješke o sastanku što je prije moguće nakon zaključka sastanka i apsolutno u roku jednog radnog dana. Zapisnici i bilješke služe kao važan podsjetnik za sudionike kao i izvor informacija za ostale dionike ili one koji su sastanak propustili. Zapisnici su izvrstan alat za podsjetiti ljude i timove na njihove počinjene naknadne radnje.

Donja linija

Moguće je da će sastanak rezultirati pozitivnim ishodom, pomoći u pokretanju projekata i ljudima naprijed, samo ne računajte na to. Nekoliko marljivosti i namjerno jačanje vaših tehnika upravljanja sastancima poboljšati će vaše šanse za postizanje velikog rezultata.