10 kritičnih koraka za uključivanje u projektni plan
Sadržaj
- Ciljevi projekta
- Opseg projekta
- Zanimljivosti i glavni rezultati
- Struktura prekida rada
- budžet
- Plan ljudskih resursa
- Plan upravljanja rizikom
- Plan komunikacija
- Plan upravljanja dionicima
- Plan upravljanja promjenama
Projektni plan vrhunac je pažljivog planiranja od strane voditelja projekta. Glavni je dokument koji vodi način na koji će se projekt odvijati, u skladu s namjerama voditelja za svaku ključnu stranu projekta. Iako se projektni planovi razlikuju od tvrtke do tvrtke, postoji deset kritičnih elemenata ili koraka koji bi trebali biti uključeni u učinkovit projektni plan kako bi se izbjegla zbrka i prisilna improvizacija tijekom faze provedbe projekta.
Ciljevi projekta
Ciljevi projekta definirani su u statutu projekta, ali trebaju biti uključeni u projektni plan kao i dodatno objašnjenje ciljeva projekta ili uključivanje povelje kao dodatka. Bez obzira na to kako voditelj projekta odabere uvrstiti ciljeve u projektni plan, važno je održavati jasnu vezu između projektne povelje - prvog ključnog dokumenta projekta - i drugog ključnog dokumenta projekta, njegovog projektnog plana.
Opseg projekta
Kao ciljevi projekta, opseg je definiran u povelji i rukovoditelj projekta trebao bi ga dalje precizirati. Definirajući opseg, voditelj projekta može početi prikazivati kako će na kraju izgledati cilj projekta ili gotov proizvod. Ako opseg nije definiran, može se proširiti tijekom cijelog projekta i dovesti do prekoračenja troškova i propuštenih rokova.
Na primjer, ako vodite marketinški tim za izradu brošure za liniju proizvoda tvrtke, trebali biste označiti koliko će stranica biti i navesti primjere kako izgled proizvoda može izgledati.
Za neke članove tima brošura može značiti dvije stranice, dok drugi mogu smatrati da su deset stranica odgovarajuće. Utvrđivanjem opsega može se dobiti cijeli tim na istoj stranici.
Zanimljivosti i glavni rezultati
Ključna postignuća projekta nazivaju se prekretnicama, a ključni proizvodi rada nazivaju se glavnim rezultatima. Oboje predstavljaju velike komponente rada na projektu. Projektni plan trebao bi identificirati ove stavke, definirati ih i odrediti rokove za njihovo dovršenje.
Ako organizacija poduzme projekt razvoja novog softvera, glavni bi rezultati mogli biti konačni popis poslovnih zahtjeva i načina njihove implementacije.
Slijedom toga, projekt bi mogao imati prekretnice za završetak dizajna, testiranje sustava, testiranje prihvaćanja korisnika i datum uvođenja softvera. Ove su prekretnice povezane s radnim proizvodima, ali više se tiču procesa, nego samih proizvoda.
Glavni korak i glavni rokovi isporuke ne moraju biti točni datumi, ali što su precizniji, to su bolji. Precizni datumi pomažu rukovoditeljima projekata da preciznije razgrade radne strukture.
U ovoj fazi plana stvarat ćete prekretnice kako biste mogli preuzeti velike ili visoke rezultate i podijeliti ih na male rezultate, što će se moći naznačiti u sljedećem koraku.
Struktura prekida rada
Struktura raščlambe na radu (WBS) dekonstruira glavne korake i glavne rezultate u projektu na manje komade, tako da jednoj osobi može biti dodijeljena odgovornost za svaki aspekt. U razvoju strukture podataka o radu, voditelj projekta razmatra mnoge čimbenike kao što su snage i slabosti članova projektnog tima, međuovisnosti zadataka, raspoloživi resursi i ukupni rok projekta.
Voditelji projekata odgovorni su za uspjeh projekta, ali posao ne mogu sami. WBS je alat koji voditelj projekta koristi kako bi osigurao odgovornost na projektu jer govori pokrovitelju projekta, članovima projektnog tima i dionicima koji su odgovorni za to. Ako se voditelj projekta brine oko zadatka, oni točno znaju s kim se sastati u vezi s tim problemom.
budžet
Proračun projekta pokazuje koliko se novca izdvaja za završetak projekta. Voditelj projekta odgovoran je za pravilno raspoređivanje ovih resursa. Za projekt koji ima dobavljače, voditelj projekta osigurava da su isporuci dovršeni u skladu s uvjetima ugovora, obraćajući posebnu pozornost na kvalitetu. Neki proračuni projekata odnose se na plan ljudskih resursa.
Važno je utvrditi trošak za svaku prekretnicu i ostvariv uvid u to koliko vremena treba i troškova rada koji su uključeni u izvršavanje zadataka. Trošak projekta veže se koliko dugo projekt traje, a to seže u opseg projekta. Opseg, korake, zadaće i proračun moraju biti usklađeni i realni.
Plan ljudskih resursa
Plan ljudskih resursa pokazuje kako će projekt biti osoblje. Ponekad poznat kao kadrovski plan, plan za ljudske resurse određuje tko će biti u projektnom timu i koliki vremenski angažman očekuje svaka osoba. U izradi ovog plana voditelj projekta pregovara s članovima tima i njihovim nadzornicima o tome koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako je potrebno dodatno osoblje za savjetovanje o projektu, ali je dio projektnog tima, to je također dokumentirano u kadrovskom planu. Opet se savjetuju odgovarajući nadzornici.
Plan upravljanja rizikom
Mnogo stvari može poći po zlu na projektu. Iako je predviđanje svake moguće katastrofe ili manjeg štucanja izazovno, mogu se predvidjeti mnoge zamke. U planu upravljanja rizikom voditelj projekta identificira rizike za projekt, vjerojatnost da će se ti scenariji dogoditi i strategije za njihovo ublažavanje. Za formuliranje ovog plana, voditelj projekta traži doprinos od sponzora projekta, projektnog tima, dionika i internih stručnjaka.
Uvode se strategije ublažavanja za rizike koji će se vjerojatno pojaviti ili su s njima povezani visoki troškovi. Rizici za koje je malo vjerojatno da će se pojaviti i oni koji imaju male troškove primjećuju se u planu, iako nemaju strategije ublažavanja.
Plan komunikacija
Komunikacijski plan opisuje kako će se projekt komunicirati s različitim publikama. Slično poput strukture radne podjele, plan komunikacije dodjeljuje odgovornost za dovršavanje svake komponente članu projektnog tima.
U ovom je koraku važno opisati kako će se problemi komunicirati i rješavati u timu i koliko često će se komunikacija obavljati s timom i dionicima ili šefom. Svaka poruka ima namijenjenu publiku. Komunikacijski plan pomaže rukovoditeljima projekata da osiguraju da prave informacije dobiju prave ljude u pravom trenutku.
Plan upravljanja dionicima
Plan upravljanja zainteresovanim stranama identificira kako će se dionici koristiti u projektu. Ponekad dionici trebaju primati samo informacije. Za to se može voditi računa u komunikacijskom planu. Ako je potrebno više zainteresiranih strana, plan upravljanja dionika navodi kako će se on dobiti.
Plan upravljanja promjenama
Planom upravljanja promjenama predviđen je okvir za unošenje promjena u projekt. Iako voditelji projekata obično žele izbjeći promjene u projektu, one su ponekad neizbježne. Plan upravljanja promjenama sadrži protokole i procese za unošenje promjena. Za odgovornost i transparentnost ključno je da pokrovitelji projekata, voditelji projekata i članovi projektnog tima slijede plan upravljanja promjenama.
