Kako dokumentirati uspješnost zaposlenika

Sadržaj

• Dokumentacija je presudna za pravilno donošenje odluka
• Zašto biste trebali dokumentirati performanse zaposlenika
• Što dokumentirati
• Kako dokumentirati
• Što dokumentacija mora pružiti
• Gdje dokumentirati i pohraniti dokumentaciju
• Donja linija

Dokumentacija je presudna za pravilno donošenje odluka

U svijetu ljudskih resursa i zaposlenja, dokumentacija o učinku zaposlenika može učiniti ili uništiti vašu sposobnost da disciplinirate, otkažete ili pošteno promovirate, nagrađujete i prepoznajete zaposlenike.

Dokumentacija je ključna za menadžere i osoblje za ljudske resurse jer se morate uložiti ozbiljan napor kako biste zabilježili sve događaje u zaposlenosti zaposlenika - i pozitivne i negativne incidente u radu.

Ovdje ćete pronaći sve što menadžeri i osoblje trebaju da pažljivo dokumentiraju rad zaposlenika.

Zašto biste trebali dokumentirati performanse zaposlenika

• Dokumentacija pruža dokaze da su pitanja zaposlenika razgovarana sa zaposlenikom pravodobno i sažeto.
• Dokumentacija nudi povijest poboljšanja zaposlenika ili neuspjeh u poboljšanju performansi tijekom vremena. To je kronološki i precizan opis aktivnosti zaposlenika, rukovoditeljevih radnji i događaja koji se pojavljuju.
• Dokumentacija pruža dokaze koji podupiru odluke uprave da poduzmu nepovoljne radnje poput discipline ili otkaza sa zaposlenikom.
• Dokumentacija nudi dokaz da zaposlenik zaslužuje dostupnu promociju ili priliku u odnosu na ostale zaposlenike koji također ispunjavaju uvjete.
• Dokumentacija pruža dokaze koji opravdavaju povećanje, smanjenje ili smanjenje zaposlenika bez povišice.
• U slučaju tužbe, kompletna i temeljita dokumentacija štiti interese poslodavca. Dokumentacija može poduprijeti radnje uprave u smjeni neuspjelog zaposlenika. To također može dokazati da je zaposlenik otpušten iz razloga koji su zakoniti za razliku od drugih, poput nezakonite diskriminacije.

Što dokumentirati

Menadžeri moraju dokumentirati uspješnost zaposlenika, kako pozitivnih doprinosa, tako i neuspjeha u radu. Moraju točno dokumentirati što je zaposlenik učinio i rekao i što je upravitelj učinio i rekao kao odgovor tijekom sastanka ili razgovora.

Morate dokumentirati sve dogovore postignute tijekom razgovora, postavljene ciljeve, potrebna i očekivana poboljšanja i vremenski rok za poboljšanje. Dokumentacija također treba sadržavati obveze koje menadžer preuzima za pomoć zaposleniku.

Kako dokumentirati

Dokumentacija treba biti napisana za vrijeme ili odmah nakon sastanka ili razgovora sa zaposlenikom. Nikada ne smijete propustiti zapisati razgovor sa zaposlenikom na dan kad se to zapravo dogodilo. Čekanje do kasnije ili sutradan utječe na kvalitetu dokumentacije jer se temelji na onome čega se sjećate.

Jedna od najgorih pogrešaka koju menadžeri čine je vjerovanje da mogu rekonstruirati povijest savjetovanja radnika po potrebi. Nijedna osoba koja ima iskustva s pristojnom, pravovremenom dokumentacijom nikada ne zavara rekonstruiranu evidenciju. Menadžeri koji rekonstruiraju iz memorije donose nepotreban i neprihvatljiv rizik za svoju tvrtku, jer napravljena povijest neće stajati u potencijalnoj parnici.

Potrebna vam je dokumentacija da biste izgledali profesionalno, uredno i organizirano. Napišite dokumentaciju kao da govorite o povijesti događaja trećoj strani. Nikad ne znate tko vam jednog dana može pročitati dokumentaciju, pa se pobrinite da ona odražava vašu profesionalnost. (Natrag na koktel salvetu, omotnicu ili ljepljivu bilješku ne smatra se profesionalnom dokumentacijom.)

Vaša dokumentacija treba prenijeti zaposlenika novog menadžera ako zaposlenik dobije novi posao - ili vi - u vašoj organizaciji. Da biste pamtili i kako biste obavijestili zaposlenika o novom menadžeru, trebate na svaki dokument unijeti ime i naziv zaposlenika, vaše ime i naslov i puni datum.

Pišite dokumentaciju koja je činjenična, pravična, pravna, objektivna, potpuna i dosljedna. Izbjegavajte mišljenja (Mike je neuredan. Alice je lijena. Tom me lagao.), Zovem imena, objavljujem (John je kreten. Mark ima problem sa stavom.) I etiketiranje (Mary je neodgovorna. George nije tim igrač.).

Izbjegavajte i pokušavanje tumačenja ponašanja zaposlenika. (Marsha se ne smije svidjeti ovom zadatku. Čini se da je Paula iznad glave.) Smanjite svoju upotrebu opisnih riječi kao što su pridjevi i prilozi (polako, nesretno, nesretno, raspoloženo, nepristojno). Navedite specifično ponašanje i postupke zaposlenika, a ne svoje mišljenje ili njegovo tumačenje.

Što dokumentacija mora pružiti

U kasnijem pregledu dokumentacije, potreban je točan zapis razgovora. Držite se činjenica i zapišite samo ono što ste rekli i što je zaposlenik rekao. Obavezno provjerite je li vaša dokumentacija nedvosmislena i da vam činjenice budu jasne. (U bilo kojoj potencijalnoj pravnoj situaciji, pogreške u bilo kojem dokumentiranom događaju čine ostatak dokumentacije sumnjivim.)

Konačno, dokumentirajte sve sporazume, obveze, vremenske rokove, potrebna poboljšanja, točke za prijavu i ostale pojedinosti koje bi mogle iskliznuti iz sjećanja. Obavezno odredite datum i vrijeme za rokove i rokove kako ne bi došlo do nesporazuma.

Poznajte dokumentacijsku politiku vašeg odjela za ljudske resurse, koja će vam reći koja je dokumentacija potrebna smještanje u dosije zaposlenika. Svaka dokumentacija o disciplinskim postupcima svakako treba biti uključena.

Gdje dokumentirati i pohraniti dokumentaciju

Budući da je dokumentacija o zaposlenicima povjerljiva i privatna za zaposlenika, morate voditi računa da svaka dokumentacija ostane povjerljiva rukovoditelju, osoblju za ljudske resurse i potencijalno sljedećem rukovoditelju. Stoga se ne preporučuje stavljanje dokumentacije na zajednički pogon računala. Ručno napisana dokumentacija i otisnuta dokumentacija upravitelja najbolje se čuvaju u zaključanom spremištu.

Donja linija

Ako slijedite ove smjernice, kad idete u HR da zatražite pomoć u discipliniranju, prestanku ili premještanju zaposlenika na posao s boljim potencijalom, HR će vam pomoći riješiti problem ili poboljšati situaciju. Kad vam HR kaže da dokumentujete, dokumentirate, dokumentirate ili vam ne mogu pomoći; morat ćete imati pokrivene sve svoje baze.

Imajte na umu da navedeni podaci, iako su vjerodostojni, ne jamče za točnost i zakonitost. Web mjesto čita čitava publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i od zemlje do zemlje. Molimo potražite pravnu pomoć ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih izvora kako biste utvrdili da su vaše pravno tumačenje i odluke tačne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.