Kako odgovoriti na pitanja interne revizije

Sadržaj

• Zaposlenici će se susresti s internim revizijama
• Odgovori iskreno
• Pretpostavimo da ne znaju ništa o vašem području stručnosti
• Spojite točke za njih

Unutarnji revizori istražuju u aktivnostima i dužnostima svih zaposlenika i odjela unutar tvrtke kako bi otkrili načine za poboljšanje funkcioniranja organizacije u cjelini. Na površini, to zvuči kao da se ubacuju tamo gdje ne pripadaju, ali u stvari, oni igraju kritičnu ulogu u zaštiti i poboljšanju svojih organizacija.

Zaposlenici će se susresti s internim revizijama

Većina privatnih i javnih korporacija provodi redovne interne revizije kako bi osigurala da su u praćenju ispunjavanja ciljeva i misija tvrtke. Vlada će također dovršiti redovne interne revizije. I dok prolazite kroz karijeru javnih službi, velika je šansa da ćete morati odgovoriti na pitanja koja postavljaju unutarnji revizori.

U velikoj većini okolnosti, revizori samo prikupljaju informacije. Na primjer, možda pokušavaju shvatiti kako funkcionira vaš dio organizacije.

Ne morate biti naporni kada unutarnji revizor razgovara s vama. Unutarnji revizori su profesionalci koji samo pokušavaju raditi svoj dan. Oduvijek, njihov rad može učiniti vama i drugima neugodnim. Utvrđuju slabosti u sustavima i preporučuju korektivne radnje.

Ali na kraju, njihove organizacije djeluju bolje, a vaši odgovori na njihova pitanja ključni su za to. Dakle, evo tri savjeta za reakciju unutarnjih revizora kada kucaju na vaša vrata.

Odgovori iskreno

Unutarnji revizori znaju kada se nešto posebno ne zbroji. Nemojte im davati razlog da sumnjaju u vašu vjerodostojnost time što ste išta manje nego potpuno iskreni.

Ako ne znate odgovor na pitanje, ne pokušavajte da ga blefirate kroz njega. Jednostavno ćete završiti i izgledati blesavo kad pronađu pravi odgovor. Daleko je bolji izbor jednostavno reći da ne znate odgovor. Ako nešto možete istražiti za njih, ponudite to. Moguće je da vas preuzmu u vezi s ponudom ili možda već imaju neke ideje kako doći do odgovora.

Kada mislite da se internim revizorima možda ne sviđa vaš odgovor, nemojte se sramiti davati svoj odgovor. Oni žele shvatiti stvari kakve zapravo postoje, pa čak i kad vaš odgovor nije ono što će im olakšati posao ili ono što očekuju da čuju, moraju znati istinu.

Pretpostavimo da ne znaju ništa o vašem području stručnosti

Unutarnji revizori su obično oštri ljudi, ali oni ne mogu biti stručnjaci u svemu. Neki usredotočuju svoje stručno usavršavanje i rade na određenim aspektima interne revizije kao što su informacijski sustavi ili financije, ali ne pretpostavljaju da poznaju vaše područje stručnosti.

Zvuči kao dano, ali lako se uvući u žargon ili preskočiti korake pri opisivanju procesa. Što se vama čini nepromišljeno, vjerojatno nije interni revizor koji želi razumjeti vaše poslovne procese. Razmislite o svakoj radnji koju poduzmete. Nešto što vam se može činiti kao jedan korak, moglo bi biti nekoliko koraka koje ste kroz godine ponavljanja zalijepili u svom umu.

Čak i kada se razgovor čini zamornim i pretjerano jednostavnim, sjetite se internih revizora pokušati rastaviti procese na svoje najmanje aktivnosti. Tek tada mogu pronaći gdje procesi mogu proći po zlu.

Spojite točke za njih

Ne samo da unutarnji revizori dekonstruiraju procese do njihovih najmanjih dijelova, već traže i međusobnu povezanost ljudi i procesa. Oni traže sve ljude koji su uključeni u proces kako bi vidjeli tko treba biti uključen, tko nije uključen, ali treba biti, kako ti ljudi komuniciraju i postoje li dovoljne kontrole kako bi se spriječilo ili uhvatili prijevara, otpad ili zlouporaba ,

Kada odgovarate na interne revizore, pokažite gdje vi i vaši procesi komunicirate s drugima i njihovim procesima. Spajanje točkica poput ove daje im jasniju sliku o načinu funkcioniranja organizacije u cjelini. Takve informacije također daju internim revizorima upute o tome s kime razgovarati i gdje pronaći dodatne informacije.