Savjeti odgovornosti tima za upravljanje projektima
Sadržaj
- Adresa odgovornosti na sastanku Kickoff-a
- Istaknite međusobnu povezanost zadataka
- Primite javne obaveze o akcijskim stavkama
- Javno pratite akcije
- Suočiti se s lošom izvedbom
- Eskalirajte pitanja u vezi s izvedbom kada je to potrebno
Odgovornost, koja je presudna za uspjeh svakog projekta, ne znači da voditelj projekta mora čuvati, upravljati mikroskopom ili pregledavati ljude da bi to postigli. Takve taktike često izazivaju svađu i neprijateljstvo prema voditelju projekta. Umjesto da je jedina osoba koja ljude smatra odgovornima, bolji pristup koji voditelj projekta može poduzeti je osnaživanje cijelog tima da podrže odgovornost projekta. Evo šest načina za izgradnju odgovornosti u projektu:
Adresa odgovornosti na sastanku Kickoff-a
Susret s početnim projektima vrijeme je da se projektni tim uzbuđuje oko projekta i postavi očekivanja kako će se projekt odvijati. Unaprijed je postavljanje odgovornosti kao temeljnog principa projekta.
Na početku sastanka, sponzor projekta i voditelj projekta jasno daju svoja očekivanja. Sponzor projekta bilježi kako će odgovorni voditi projekt i kako će voditelj projekta odgovarati svima drugima.
Tu se odgovornost ne zaustavlja. Nastavljajući na tim točkama, voditelj projekta daje članovima tima do znanja da očekuju da će i njima biti odgovoran projektni menadžer. Voditelj projekta također bilježi kako očekuju da će članovi tima odgovarati jedni drugima. Poziva se jedni na druge, sve dok svi članovi tima održavaju profesionalizam i poštovanje prema drugima.
Te izjave uspostavljaju jasan sustav odgovornosti. Voditelj projekta odgovoran je za uspjeh projekta, ali kako bi uspio, voditelj projekta očekuje da svi budu odgovorni i da jedni druge odgovaraju.
Istaknite međusobnu povezanost zadataka
Projekti gotovo uvijek uključuju međusobno ovisne zadatke. Neke se stvari trebaju događati zaredom kako bi projekt bio uspješan. Kako voditelj projekta timu iznosi detalje projekta, voditelj projekta trebao bi namjerno istaknuti način na koji se zadatci presijecaju.
Ponekad se zadaci pokreću istodobno. To se može dogoditi iz potrebe ili u interesu učinkovitosti. Nakon dovršetka zadataka njihovi se proizvodi za rad stavljaju na upotrebu u sljedećem zadatku. Struktura odgovornosti funkcionira kao u gornjem primjeru. Oni koji rade na sljedećim zadacima smatraju odgovornim one koji rade na prethodnim zadacima.
Budući da voditelj projekta pokazuje članovima tima kako se zadaci međusobno odnose i na koji način svaki član tima mora raditi dobro za dobrobit drugih članova tima, voditelj projekta stimulira članove tima koji se međusobno smatraju odgovornim.
Ako jedan član tima ne može pokrenuti zadatak sve dok drugi član tima ne dovrši svoj zadatak, ovisni član tima zainteresiran je za uspjeh drugog člana tima i smatrat će odgovornim člana za pravovremenu i kvalitetnu izvedbu.
Primite javne obaveze o akcijskim stavkama
Jedan od razloga zašto projektni voditelji održavaju sastanke tima je odrediti sljedeće korake na temelju napretka projekta. Kad je to moguće, stvari bi trebale ići po planu, ali kad se pojave neočekivani problemi, treba ih rješavati.
Bez obzira tko se slaže s problemom, član tima koji preuzme zadatak voditelj projekta trebao bi dokumentirati što treba učiniti i do kada treba završiti.
Stavka akcije trebala bi biti uključena u bilješke o sastancima ili u zapisnik o akcijama. Različite filozofije upravljanja projektima to rade drugačije. Ključ je napisati akcijske stavke za buduću referencu.
Javno pratite akcije
Kad se članovi tima obave na sebe, cijeli se tim mora moći osloniti na zadatak koji je obavljen. Pisanje tih obveza je sjajno, ali zadatke je potrebno dovršiti.
Kako su zadani zadaci, voditelj projekta trebao bi uslijediti kako bi se osiguralo da članovi tima drže svoju riječ. Najbolji dio dijeljenja odgovornosti je taj što voditelji projekata ne moraju biti negativci.
Nakon što voditelj projekta uspostavi atmosferu odgovornosti, nema potrebe da voditelj projekta uspostavlja nekoga ko ne prođe kroz njega. Grupna dinamika vodit će brigu o situaciji. Tlak vršnjaka može djelovati pozitivno. Voditelj projekta treba samo obratiti pažnju na akciju i pustiti odgovornu osobu da govori.
S vremena na vrijeme, voditelj projekta možda će morati postavljati probna pitanja zašto obveza nije ispunjena, ali obično će odgovorna osoba nailaziti na pogreške, zablude ili prepreke te će se obavezati na dovršetak izvorne radnje i moguće da bi se iskupio zaostajanje u radu.
Suočiti se s lošom izvedbom
Loše performanse člana projektnog tima pitanje je koje rukovoditelji projekata moraju riješiti brzo i diplomatski. Ako drugi članovi projektnog tima vide da se toleriraju slabe performanse, njihova motivacija će propadati i njihov će se rad vjerojatno smanjiti.
Međutim, menadžeri projekata ne mogu se baviti rezbarijama kako bi smanjili loše izvođače kada ne ispunjavaju očekivanja. To je čin uravnoteženja između brzog rukovanja stvarima i rukovanja njima na ljudski način.
Loša izvedba ne nestaje sama od sebe. Ne može se zadržati, ali voditelji projekata moraju pružiti lošim izvođačima vremena da isprave svoje ponašanje nakon što im se prikaže pažnja.
Eskalirajte pitanja u vezi s izvedbom kada je to potrebno
Ako rukovanje lošim performansama jedan na jedan ne uspije, voditelj projekta mora pitanje prenijeti na nadzornika člana tima. Ako to ne uspije, sponzor projekta možda će morati intervenirati.
Prije eskalacije problema s pokroviteljem projekta, voditelj projekta trebao bi iscrpiti sve druge mogućnosti. U slučaju slabih performansi, voditelj projekta trebao bi biti specifičan za pokrovitelja projekta i dati preporuke za rješenje problema.
Ako voditelj projekta želi, primjerice, člana tima kojeg savjetuje voditelj drugog reda, to treba reći. Ako voditelj projekta želi zamijeniti člana tima, voditelj projekta trebao bi podnijeti takav zahtjev. Voditelj projekta trebao bi pružiti opcije i istaknuti prednosti i nedostatke svake opcije.
