Kako napisati RFP
Autor:
Louise Ward
Datum Stvaranja:
3 Veljača 2021
Datum Ažuriranja:
18 Svibanj 2024
Sadržaj
Zahtjev za prijedlog, koji se ponekad naziva i RFP ili RFQ ("zahtjev za ponudu") je dokument koji tvrtka izdaje kada želi kupiti proizvod i želi svoje specifikacije učiniti dostupnima javnosti. To se obično događa kada će nekoliko tvrtki nadmetati radove, a RFP poziva konkurentnije cijene. Ali, ako RFP ne pripremite pravilno, vaš trud može proizvesti ponude koje su gubljenje vremena, ili još gore, bez ikakvih ponuda. Evo kako kreirati RFP kako bi se osigurali najbolji rezultati.
Teškoća: prosječan
Vrijeme potrebno: Nekoliko dana
12 koraka
- Napiši domaću zadaću:Doznajte što vam treba, što želite i što je moguće prije nego što počnete pisati svoj RFP. Ne izdajte RFP za stroj koji može proizvesti 1.500 widgeta na sat ako nikad niste prodavali više od 25 mjesečno. Nema smisla izdavati RFP za automobil s jakim pogonom kada glasnik može proći kroz promet jednako brzo na biciklu.
- Razlikovati između svojih potreba i želja: Ako želite kupiti aplikaciju koja na mjestu rada može prenositi slike između sjedišta i kombija, možete odrediti broj slika koje vam trebaju u sekundi, maksimalnu veličinu slika koja vam je potrebna i potrebnu razlučivost. Iako je možda lijepo imati te slike u boji, odlučite je li to zaista potrebno. Ako doista zahtijevate određeno značenje, upotrijebite riječi poput "volja", "hoće" i "mora". To ukazuje da su to zahtjevi. Specifikacije koje su samo "želi" treba identificirati riječima poput "može", "može" i "neobavezno".
- Odlučite kako će izgledati pobjednik: Prijedlozi koje dobijete kao odgovor na vaš RFP razlikovat će se. Svaka tvrtka koja reagira imat će različite snage i slabosti. Neki će se usredotočiti na najniže troškove. Ostali će se usredotočiti na najbolju kvalitetu. I drugi će ponuditi kompletan set značajki. Odlučite unaprijed ono što tražite - najnižu cijenu, najbržu isporuku ili neku drugu kombinaciju.
- Organizirajte dokument: Sve što napišete za posao treba razmotriti i organizirati. Okvir je dobro mjesto za početak. U najmanju ruku trebat će vam odjeljci za uvod, zahtjeve, kriterije odabira, vremenske rokove i procese. Mnogi od tih odjeljaka imat će pododjeljke.
- Napišite uvod: Ovdje ćete objasniti potencijalnim ponuditeljima zašto objavljujete RFP i što se nadate postizanjem. Uvod može uključivati i sažetak ključnih točaka iz ostalih odjeljaka, uključujući datum dospijeća. Uvođenje RFP-a za sustav prijenosa slike moglo bi glasiti ovako: "XYZ tvrtka traži prijedloge za vrlo pouzdan, jednostavan za korištenje sustav koji može prenositi slike iz glavnog ureda u kombije bilo gdje u gradskom području. Odgovarajuće ponude mora biti primljena do ponedjeljka, 5. ožujka 2007. u 8 sati PST. "
- Objasnite zahtjeve: Ovaj je odjeljak jedan od najvažnijih i obično traje najviše vremena. Morat ćete odrediti veličinu i jasnoću slika koje se prenose i potrebnu brzinu. Budite konkretni, ali nemojte ponuditeljima reći kako želite da se posao obavi, osim ako to nije neophodno. Možda želite podijeliti ovaj dio na potpoglavlja. Na primjer (a) veličina slike i kvaliteta (b) prijenosa, koji može uključivati željenu brzinu i sve zahtjeve koji prijenos čine sigurnim (c) željene mogućnosti, gdje možete navesti boju kao željenu opciju.
- Kriteriji odabira: Evo gdje ponuditeljima kažete kako ćete odabrati pobjedničku ponudu. Možete otkriti koliko god želite ili želite. Dobra je ideja uključiti rečenicu poput: "Pobjednički ponuđač, ako postoji, bit će izabran isključivo presudom tvrtke XYZ Company." Možda želite stvoriti proračunsku tablicu koja svakoj licitaciji dodjeljuje određeni raspon bodova u svakoj kategoriji. Zatim neka ekipa izabere najbolju ponudu od one s tri najbolja rezultata.
- Rokovi: Ovaj odjeljak govori tvrtkama kako brzo moraju djelovati i koliko dugo se očekuje proces. Budite razumni kad postavite svoje rokove. Ne tražite prijedloge za složene sustave, a zatim ponudite ponuditeljima samo nekoliko dana da odgovore. Omogućite više vremena za pripremu ponude ako je vaš RFP velik, ako je vaša željena kupovina složena ili ako vam je potreban vrlo detaljan odgovor. Ovo je mjesto gdje možete ponuditeljima reći koliko će vremena trajati postupak evaluacije kada će biti obaviješteni ako su bili uspješni i koliko brzo moraju izvršiti ono što su obećali.
- Postupak: U ovom ćete odjeljku objasniti kako će proces funkcionirati - od slanja RFP-a do dodjele ugovora i kada će posao započeti. U ovom se odjeljku može reći: "Ponude dospijevaju na datum naveden u gornjem koraku 8. Sve ponude bit će pregledane kako bi bile sigurne da ispunjavaju sve zahtjeve i odgovaraju li. Sve odgovarajuće ponude bit će ocijenjene u X kategorijama (kategorijama možete imenovati ako što želite), a tri najbolje ponude ocijenit će tim prijedloga za odabir pobjedničkog ponuditelja i zamjenskog ponuditelja. Očekuje se da će pregovori s pobjedničkim ponuditeljem rezultirati dodjelom ugovora u roku od dva tjedna. "
- Odlučite kako poslati RFP: Većina RFP-ova poslana je poštom, ali ne moraju biti. RFP možete poslati e-poštom ili na web stranici vaše tvrtke. Samo obavezno navedite ime (ili broj ponude) koje bi ponuditelji trebali upotrijebiti za identifikaciju RFP-a na koji odgovaraju.
- Odlučite tko će primiti RFP: Možda ste već identificirali dobavljače kod kojih želite kupiti. Vaša tvrtka može imati čak i popis prihvatljivih dobavljača. Ako ne, moguće trgovce možete pronaći putem vaše profesionalne mreže, pretraživanjem interneta ili traženjem preporučenih dobavljača drugih materijala za njihove preporuke. Ne ograničavajte svoj popis tko prima vaš RFP samo velikim tvrtkama ili etabliranim dobavljačima. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene od manjih dobavljača koji su često željni pobjede u vašem poslu.
- Obavijestite pobjednika: Nakon što dovršite sve gore navedene korake, vrijeme je da napravite skok i obavijestite pobjednički RFP da je vrijeme da krenete naprijed s projektom.
