Korištenje prekretnica u upravljanju projektima

Sadržaj

• Kada koristiti glavne korake projekta
• Koliko često u svoj plan stavljate prekretnice
• Kako su prikazane prekretnice na vašoj Ganttovoj karti
• Kako imenovati prekretnice
• Kako ukloniti prekretnice
• Korištenje prekretnica za komunikaciju

Jedna od glavnih karakteristika projekta je ta da traje određeno vremensko razdoblje. To bi moglo biti bilo što od nekoliko tjedana do nekoliko godina, a u nekim slučajevima, za velike građevinske projekte ili javne radove, desetljećima.

Kako bi pratili napredak na tom putu i osigurali postizanje ključnih rezultata u skladu s vremenskom rokom, menadžeri projekata koriste temeljne korake.

Projektna prekretnica zadatak je trajanja nula koji označava postignuće u projektu. Koriste se kao način da pokažu kretanje i napredak prema naprijed i pokažu ljudima što se događa, čak i ako nemaju detaljno znanje o zadacima koji su uključeni u to. U tom su smislu vrlo korisni za komunikaciju dionika i postavljanje očekivanja.

Kada koristiti glavne korake projekta

Glavni koraci u upravljanju projektima koriste se za označavanje:

• Početak značajnih faza rada
• Kraj značajnih faza rada
• rokovi
• Kad se donese važna odluka
• Druge fiksne točke u vremenu koje treba posebno pozivati

Koliko često u svoj plan stavljate prekretnice

Tečaj obuke mogao bi preporučiti stavljanje prekretnica u vaš plan otprilike jednom mjesečno. To je u redu i dobro je pravilo, ali morate koristiti svoju profesionalnu prosudbu. Neki bi mjeseci mogli imati puno aktivnosti s važnim sastancima koji su označeni kao prekretnice, donošenje odluka i zatvaranje jedne faze i početak druge.

U drugim ćete mjesecima možda biti fokusirani na izvršenje, s vrlo malo, ako ništa drugo, na čemu možete objesiti prekretnicu.

Za potrebe izvješćivanja, korisno je stvoriti razlog za uspostavljanje prekretnice barem jednom u svakom ciklusu izvješćivanja.

Kako su prikazane prekretnice na vašoj Ganttovoj karti

Glavni koraci su jedna od komponenti Ganttove karte i na grafikonu su prikazani kao dijamant. Ne prikazuju se kao uobičajeni zadatak jer imaju trajanje nula: drugim riječima, oni ne uzimaju vrijeme. Za potrebe planiranja na Ganttovoj karti oni se upravo događaju.

Ako ne koristite karte Gantta, i dalje možete koristiti korake. Evo 5 alternativa Ganttovim ljestvicama: pomoću njih možete još uvijek uključiti prekretnice u svoj plan.

Ako želite ostati osobno organizirani, a softver za upravljanje projektima nije potpuno integriran u vaš kalendar, ključne podatke možete kopirati i zalijepiti u svoj dnevnik. Ovisno o tome kako volite raditi, ovo vas može podsjetiti na ono što treba doći.

Kako imenovati prekretnice

Glavni koraci trebaju imati jasan opis vašeg rasporeda projekata, ali ne i onaj koji podrazumijeva da su zadatak. Stoga ih ne bi trebalo nazvati "Dogovorite se za prelazak u Fazu 2", već "Faza 2 počinje". Ako želite odraziti pokušaj postizanja sporazuma za prelazak u Fazu 2, dodajte zadatak neposredno prije prekretnice kako biste ga pokrili.

Glavni koraci trebaju opisati točku u vremenu koje predstavljaju ovako:

• Faza ispitivanja završena
• Odobreno PID-a
• Ugovor potpisan

Mnogi se projektni rukovoditelji odlučuju za numeriranje svojih glavnih koraka. Ako koristite strukturu raščlambe na radu, možete koristiti numeriranje iz toga. Inače je u redu koristiti M1, M2 i tako dalje kako bi bilo jasno na što mislite. Jasna struktura imenovanja postaje sve važnija kako se povećava broj prekretnica, pa razmislite o tome kako ćete to učiniti ako vaš projekt traje nekoliko mjeseci.

Kako ukloniti prekretnice

Glavni koraci čine dio vašeg rasporeda projekata, pa kada je vaš raspored baziran, trebali biste uzeti u obzir da su vaši koraci otkazani.

Ako trebate promijeniti datume svojih prekretnica, tada biste trebali upotrijebiti svoj standardni postupak kontrole promjena za prilagodbu plana. Ovo bi moglo biti jednostavno poput razgovora sa svojim pokroviteljem projekta i davanja do znanja zašto se datumi trebaju mijenjati, ili formalno kao sastavljanje novog preporučenog rasporeda i vođenje odboru za planiranje koji je ratificiran.

Najbolje je utvrditi kakav će biti vaš postupak odjave za prekretnicu, ako postoji, prije nego što ga trebate upotrebljavati, tako da ne gubite vrijeme kad morate napraviti promjene.

Korištenje prekretnica za komunikaciju

Glavni događaji korisni su za komunikaciju i izvještavanje jer predstavljaju minimalne točke kontrole u planu. Drugim riječima, ako ste izveli sve ostale zadatke, još uvijek možete vidjeti što se događa i nastaviti projekt da ide naprijed koristeći samo važne korake.

Trebali biste biti u mogućnosti da izvučete prekretnice i stavite ih na nadzornu ploču ili izvješće o projektu. Oni bi trebali ispričati priču o projektu dovoljno detaljno da udovolje ljudima s kojima prijavljujete, obično vaš sponzor projekta ili druga izvršna grupa poput upravljačke skupine (ili projektnog odbora). Svakog mjeseca ili na frekvenciji izvještavanja koju koristite možete prikazati koje su prekretnice postignute.

Izvještavanje protiv prekretnica prilično je jednostavno i često se izvodi kao tablica. Navodite opis prekretnice, datum kad je trebao doći, a zatim novi predviđeni datum. Kad je prekretnica postignuta i može biti označena kao potpuna, dodajte i taj datum. Nadamo se da će biti isti kao i predviđeni datum, ali projekti ne funkcioniraju uvijek tako.

Ovakva tablica daje do znanja što je dovršeno, a što izvanredno. Moći ćete planirati odgovor na pitanje: "Zašto nismo postigli tu prekretnicu?" prije nego što odete i sastanete se sa svojim sponzorom ili pošaljete izvještaj.

Kad je vaš projektni plan vrlo dugačak i imate puno prekretnica, lakše ćete odustati od završenih prekretnica u svakom ciklusu izvještavanja. Prijavite samo događaje koji su u nadolazećem ili završenom tom mjesecu: sljedećeg mjeseca skinite sve što je završeno prošlog mjeseca, tako da ne morate stalno dodavati dužinu izvještaja govoreći ljudima da je posao za koji već znaju da je završen.

Glavni koraci su zaista koristan alat za upravljanje projektima za planiranje, zakazivanje i izvještavanje i oni su jednostavni za korištenje. Stavite neke u svoj sljedeći plan projekta, pratite ih i naći ćete kako učestalost najbolje funkcionira za vas.

Kao i u svemu u upravljanju projektima, fleksibilno ih koristite za postizanje željenog rezultata, koristeći ove savjete i smjernice za informiranje o vlastitim odlukama.